Der WinLine LOHN (Österreich) ist auch mit einer Fehlzeitenverwaltung ausgestattet. Im folgenden Kapitel finden Sie eine Zusammenstellung aller relevanten Punkte, die für die Nutzung der Fehlzeitenverwaltung beachtet bzw. eingestellt werden müssen.

1. Kalender

Zuerst müssen die Anwesenheitszeiten (Arbeitszeitmodelle) der AN angelegt werden. Diese Informationen sind notwendig, damit das Programm in weiterer Folge feststellen kann, wann der AN im Betrieb sein müsste. Die Anwesenheitszeiten werden über den Menüpunkt

1  Stammdaten

1  Kalender

angelegt, wobei hier auch mehrere Modelle der Anwesenheitszeiten erstellt werden können. Beim ersten Aufruf des Kalenders werden auch gleich die Feiertage der nächsten 10 Jahre berechnet.

2. Betriebsdaten

In den Betriebsdaten, die über den Menüpunkt

1  Stammdaten

1  Mandantenstammdaten

1  Betriebsdaten

aufgerufen werden, können im Register "Kalender" alle Arbeitszeitmodelle pro Betrieb hinterlegt werden. Damit wird gesteuert, welche Anwesenheitszeiten in einem Betrieb möglich sind. Details dazu finden Sie im Kapitel Betriebsdatenstamm.

3. AN-Stamm

Im AN-Stamm, im Register Fehlzeiten wird nun das Arbeitszeitmodell hinterlegt, nach dem der AN beschäftigt ist. Es werden nur die Arbeitszeitmodelle vorgeschlagen, die im Betrieb des AN (Register SV) hinterlegt sind. Nähere Infos dazu finden Sie im Kapitel Arbeitnehmerstamm - .

Im AN-Stamm werden auch die bereits erfassten Fehlzeiten des AN angezeigt und können hier auch noch verändert werden.

4. Zeitarten

Für die Fehlzeitenerfassung müssen auch noch die Zeitarten selbst angelegt werden. Dies erfolgt über den Menüpunkt

1  Stammdaten

1  Mandantenstammdaten

1  Zeitartenstamm

Grundsätzlich wird zwischen internen Fehlzeiten und gesetzlichen Fehlzeiten unterschieden. Für beide Fehlzeitentypen werden eigene Werte mitgeführt. Auf die Werte der gesetzlichen Fehlzeiten kann in weiterer Folge auch über die Formeln zugegriffen werden (z.B. für Berechnung des Resturlaubs bei Austritt udgm.). Details dazu finden Sie im Kapitel Zeitartenstamm.

Damit sind die Stammdatenbereiche angelegt. In weiterer Folge können nun die Fehlzeiten selbst erfasst werden, wobei es hier wieder mehrere Möglichkeiten gibt, die natürlich abhängig von der Organisationsform in Ihrem Unternehmen sind:

1. Erfassung über die Einzelabrechnung

Die Fehlzeitenerfassung erfolgt über die Einzelabrechnung, d.h. am sinnvollsten werden hier die Fehlzeiten gemeinsam mit der Abrechnung zum Abrechungszeitpunkt erfasst. Details dazu finden Sie im Kapitel Lohnartenerfassung - Fehlzeiten.

2. Fehlzeitenerfassung

Es gibt auch einen eigenen Menüpunkt

1  Abrechnen

1  Fehlzeitenerfassung

wo die Fehlzeiten unabhängig von Abrechnungen erfasst werden können. Es wird einfach die AN-Nummer und danach die entsprechende Fehlzeit mit ihren Informationen angegeben. Details dazu finden Sie im Kapitel Fehlzeitenerfassungen.

3. Fehlzeitenübersicht

Im Menüpunkt

1  Abrechnen

1  Fehlzeitenübersicht

kann eine Übersicht über alle erfassten Fehlzeiten angesehen werden Im ersten Schritt werden alle bereits erfassten Fehlzeiten in Summen pro Monat angezeigt, wobei die Anzeige der Fehlzeiten auch selektiv gesteuert werden kann. Durch einen Doppelklick auf eine Fehlzeit im gewünschten Monat können nun bestehende Fehlzeitenzeilen verändert oder neue Fehlzeitenzeilen erfasst werden. Dabei ist es auch möglich, dass nur Fehlzeiten selbst (ohne Datums- und Uhrzeitangabe) erfasst werden können. Details dazu entnehmen Sie dem Kapitel Fehlzeitenübersicht.

4. Arbeitnehmerstamm

Im AN-Stamm, im Register Fehlzeiten wird immer das aktuelle Monat (Systemdatum) angezeigt, wobei hier auch alle bereits erfassten Fehlzeiten dargestellt werden. Durch einen Klick auf den Fehlzeiteneintrag kann dieser noch verändert werden. Durch einen Klick auf ein Datum kann eine neue Fehlzeit erfasst werden. Details dazu entnehmen Sie dem Kapitel Arbeitnehmerstamm - .

Das sind die Möglichkeiten, wie Fehlzeiten erfasst werden können. Für die Auswertung von Fehlzeiten gibt es wieder eigene Menüpunkte.

1. Fehlzeitenerfassungsprotokoll

Im Fehlzeitenerfassungsprotokoll (wird über den Menüpunkt Abrechnen/Fehlzeitenerfassungsprotokoll aufgerufen) kann eine Liste aller Fehlzeiten abgerufen werden, wobei es hier zwei unterschiedliche Ansichten gibt:

ü  Ansicht nach AN
Pro Arbeitnehmer werden alle Fehlzeiten ausgegeben, pro Fehlzeit wird auch eine Summe gebildet.

ü  Ansicht nach Fehlzeiten
Die Liste wird nach Fehlzeit ausgegeben, darunter werden alle AN aufgelistet, die diese Fehlzeit erfasst bekommen haben. Pro Fehlzeit wird auch eine Summe dargestellt.

Details zu dieser Liste finden Sie im Kapitel Fehlzeitenerfassungsprotokoll.

2. Urlaubsliste

Über den Menüpunkt

1  Stammdaten

1  Stammlisten

kann eine Urlaubsliste abgerufen werden. In dieser Urlaubsliste werden für alle AN neben der AN-Nummer und dem Namen folgende Informationen angedruckt, wobei hier als Stichtag immer der Letzte der aktuellen Abrechnungsperiode verwendet wird:

Ø  Anspruch

Dabei handelt es sich um den Urlaubsanspruch im Jahr, der beim AN im Register Info hinterlegt wird.

Ø  Rest. VJ

Nicht verbrauchter Urlaub aus dem Vorjahr

Ø  Gesamt

Gesamter Urlaubsanspruch

Ø  verbraucht

Verbrauchter Urlaub, der aufgrund der Fehlzeitenerfassungen seit dem letzten Stichtag berechnet wird.

Ø  Rest

Differenz des Gesamturlaubs abzüglich des verbrauchten Urlaubs.

Ø  Stichtag

Hier wird der Stichtag angedruckt, an dem der neue Urlaubsanspruch entsteht.