In dem Bereich "Archivanzeige" werden alle gefundenen Archiveinträge, gemäß den zuvor getroffenen Einstellungen, angezeigt.
Das Register ist in die folgenden Bereiche unterteilt:
ü Tabelle "Archiv"
ü Tabelle "Klammerung"
Tabelle "Archiv"
In der Tabelle stehen folgende Spalten zur Verfügung:
Ø Dateiart
Zur besseren Orientierung wird in der ersten Spalte das Icon der Dateiart gemäß Windowseinstellung angezeigt.
Hinweis
Wenn dem Archivdokument ein Formulartyp ungleich "000 - <LEER>" zugeordnet wurde, dann stammt das Icon aus diesem.
Ø Dokumente
In dieser Spalte wird die Anzahl der Dokumente des Archiveintrags angezeigt, d.h. bei einer Zahl größer 1 handelt es sich um ein geklammertes Archivdokument.
Ø Dateiname
An dieser Stelle wird der Dateiname des Archivdokuments angezeigt.
Ø Beschlagwortung (Spalte 4 bis 14)
In diesen Spalten wird die Beschlagwortung der Archivdokumente angezeigt, wobei sich diese aufgrund der gewählten Suchstrategie ergeben.
Wird ohne Suchstrategie gearbeitet, so wird der Inhalt der Spalten dynamisch gebildet. D.h. die WinLine analysiert beim Aufbau der Tabelle die ersten 10 verwendeten Schlagwörter der anzuzeigenden Archiveinträge und stellt dieses in der Tabelle da.
Ø Dok.ID
Bei der Dokumenten-Id handelt es sich um eine interne fortlaufende Nummer, anhand derer jeder Archiveintrag eindeutig identifiziert werden kann.
Ø Archivierungsdatum
Hier wird das Datum der Archivierung angezeigt. Im Gegensatz zum Schlagwort "003 - Tagesdatum" wird dieses automatisch gesetzt (abhängig von Einlogdatum) und kann nicht nachträglich editiert werden.
Ø Mandant
Es wird der jeweilige Mandant angezeigt, in dem das Dokument archiviert wurde.
Ø Version
Gibt es mehrere Versionen eines Archiveintrags, so kann aus der Auswahlliste das gewünschte Dokument gewählt werden. Dieses hat einen direkten Einfluss auf die folgenden Aktionen:
ü Button "Vorschau" (Dokumenten-Vorschau)
ü Button "Dokument anzeigen"
ü Button "Dokument mailen"
ü Button "Speichern unter…"
ü Button "Dokument zum Bearbeiten extrahieren"
Ø Benutzer
In dieser Spalte wird die Benutzernummern jenes Benutzers angezeigt, welcher das Dokument archiviert hat.
Ø Formulartyp
Durch Auswahl eines Eintrages aus der Auswahlliste kann dem jeweiligen Dokument ein (neuer) Formulartyp zugeordnet werden. Voraussetzung, um Formulartypen in der Auswahlliste zu erhalten ist, dass solche angelegt sind (siehe Kapitel Formulartypen - Anlage) und der Benutzer die Berechtigung hat, diese zu benutzen.
Ø Formulartypname
In dieser Spalte wird der Name des gewählten Formulartyps angezeigt.
Ø Berechtigung
Für jeden Archiveintrag kann ein Berechtigungsprofil vergeben werden, wobei dieses über den Formulartyp vorbelegt wird. Wenn die Archivsuche aufgerufen wird erfolgt eine Prüfung, ob der Benutzer einer Benutzergruppe zugeordnet wurde, welche in dem jeweiligen Profil enthalten ist und ob somit eine Anzeige bzw. Bearbeitung erlaubt wäre (nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem WinLine ADMIN - Handbuch).
Hinweis
Benutzern des Typs "Administrator" oder mit der Administratorenberechtigung "Benutzeradministrator" steht in der Auswahlbox der Punkt ">> Neues Profil" zur Verfügung. Über die Anwahl dieses Eintrags kann in der Folge ein neues Berechtigungsprofil angelegt werden.
Achtung
Wird in der Formulartypen - Anlage die Berechtigung bei einem bestehenden Formulartyp geändert, so hat diese Veränderung eine direkt Auswirkung auf alle bestehenden Archivdokumente des Formulartyps. D.h. ggfs. manuelle Einstellungen werden durch jene des Formulartyps - ohne weitere Rückfrage - ersetzt!
Ø Herkunft
Jeder Archiveintrag hat eine spezifische Herkunft (manuelle Archivierung, CRM-Dokument, Beleg Pro, E-Rechnung, etc.). In dieser Spalte wird hierüber Auskunft gegeben.
Ø Taste "Entfernen"
Mit Hilfe der Taste "Entfernen" können die markierten Archiveinträge gelöscht werden.
Achtung
Das Löschen kann in den Archiv - Parametern parametrisiert werden.
Hinweis
Wird versucht einen geklammerten Archiveintrag zu löschen, dann wird zunächst diese Meldung angezeigt:
ü Ja
Wird die Meldung mit "Ja"
bestätigt, dann wird nur das erste Dokument aus dem Archiv entfernt.
ü Alle Dokumente
Wird die Meldung
mit "Alle Dokumente" bestätigt, dann werden alle geklammerten Dokument des
aktuellen Eintrags aus dem Archiv entfernt.
ü Abbruch
Wird die Meldung mit
"Abbruch" bestätigt, dann wird gar kein Dokument gelöscht.
Tabellenbuttons "Archiv"
Ø Dokument zum Bearbeiten extrahieren
Bei Anwahl dieses Buttons wird das Dokument an einem zu definierenden Ort auf der Festplatte abgelegt, wobei nicht nur das Dokument als solches, sondern auch eine Beschlagwortungsdatei gebildet wird. Mit Hilfe der Beschlagwortungsdatei kann bei einem Reimport das Dokument ersetzt oder eine neue Version erzeugt werden.
Hinweis
Der Export des Archiveintrags wird intern vermerkt. D.h. bei einem weiteren Export ohne vorherigen Import wird man auf dieses hingewiesen.
Ø Update - ersetze Archiveintrag
Durch Anwahl dieses Buttons kann ein Archivdokument durch ein neu hinzuzufügendes Dokument ersetzt werden. Hat das archivierte Dokument mehrere Versionen und ein Update soll erfolgen, kommt der Hinweis und mit Bestätigung Ja werden alle Versionen gelöscht und das Update erfolgt. Bei Nein springt man zurück in die Archivanzeige.
Beispiel
Es wird eine externe Excel-Kalkulation in das WinLine Archiv abgestellt. Nun wurde diese überarbeitet und soll wieder in das Archiv eingespielt werden. Damit es zu keinerlei Irritationen kommt, soll die alte Kalkulation durch die neue ersetzt werden.
Ø neue Version einspielen
Mit Hilfe dieses Buttons kann dem Archivdokument eine neue Version des aktuellen Dokuments hinzugefügt werden. Die maximale Anzahl von Versionen wird in den Archiv-Parametern definiert. Der Wechsel zwischen den Versionen kann über die Spalte "Version" oder in der Dokumenten-Vorschau stattfinden.
Beispiel
Es wird eine externe Excel-Kalkulation in das WinLine Archiv abgestellt. Nun wurde diese überarbeitet und soll wieder in das Archiv eingespielt werden. Um einen Verlauf der Überarbeitung sehen zu können, wird eine neue Version gebildet.
Ø Beschlagwortung
Über diesen Button wird das Fenster Dokumenten-Beschlagwortung geöffnet. In diesem können Schlagwörter zum Archivdokument hinzugefügt bzw. vorhandene Schlagwörter bearbeitet werden.
Achtung
Eine Änderung der Beschlagwortung kann dazu führen, dass das Dokument beim Auslösen einer neuen Suche nicht mehr wiedergefunden wird.
Ø Ausgabe Excel
Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle an Microsoft Excel übergeben.
Ø Tabelleneinstellungen speichern
Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.
Ø Gesamteinstellungen speichern
Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.
Tabelle "Klammerung"
Durch Anwahl des Buttons "Klammerung" wird die Tabelle "Klammerung" angezeigt. In dieser können mehrere Archivdokumente zu einem Eintrag zusammengefasst werden. Dieses ist dann sinnvoll, wenn z.B. mehrere Scans eines Geschäftsvorfalls zusammengefasst werden sollen. Natürlich können auch die Einträge eines z.B. Besprechungstermin (Protokoll, Bilder, etc.) zusammengefasst werden. Neben dem zusammenfassen ist auch ein Auflösen der Klammerung oder das Verschieben der Reihenfolge innerhalb der Klammerung möglich.
Achtung
Zunächst muss die Tabelle mit Dokumenten versehen werden, welche geklammert oder entklammert werden sollen. Hierzu werden die Dokumente aus der Tabelle "Archiv" per Drag & Drop in die Tabelle "Klammerung" gezogen.
Auf diese Art und Weise werden alle gewünschten Dokumente in die Tabelle gelegt. Ausgehend davon können nun mehrere Aktionen durchgeführt werden (siehe "Tabellenbuttons").
In der Tabelle selber sind folgende Spalten ersichtlich:
Ø Klammerung
In dieser Spalte wird durch ein Ordner-Symbol angezeigt, ob es sich um eine bereits bestehende Klammerung handelt.
Beispiel
Ø Dateiart
Zur besseren Orientierung wird hier das Icon der Dateiart gemäß Windowseinstellung angezeigt. Des Weiteren kann per Doppelklick das aktuelle Dokument in dem dafür vorgesehenen Windows-Programm geöffnet werden.
Ø Dokument
In dieser Spalte wird die Reihenfolge in Form einer Zahl angezeigt.
Ø Bezeichnung
An dieser Stelle wird der Dateiname des Archivdokuments angezeigt.
Tabellenbuttons "Klammerung"
Ø Klammerung durchführen
Durch Anklicken des Buttons "Klammerung durchführen" werden die in der Tabelle befindlichen Archiveinträge zu einem Eintrag zusammengefasst, wobei im Standard das ersten Dokument in der Archivanzeige optisch ersichtlich ist (die Einträge bleiben unverändert, es wird nur auf eine gleiche Dokumenten-ID verwiesen).
Hinweis - Anzeige
In der Tabelle "Archiv" sind geklammerte Dokumente durch die Spalte "Dokumente" ersichtlich. Mit Hilfe der "Dokumenten-Vorschau" kann gewählt werden, welches Dokument betrachtet werden soll.
Hinweis - Ausgabe
Wenn geklammerte Dokumente per Mail verschickt werden sollen, dann gibt es hier zwei Möglichkeiten:
ü Es wurden mehrere WinLine -
Dokumente zusammengefasst
In diesem Fall wird eine SPL-Datei verschickt, die
alle diese Dokumente beinhaltet. Über die Auswahlliste des Spoolviewers kann das
gewünschte Dokument angesehen werden.
ü Es wurden andere Dokumente (extern
archivierte Dokumente) zusammengefasst
In diesem Fall wird für jeden
Dokumententyp eine eigene Anlage beim Mail angehängt (z.B. XLSX-Datei, DOCX
Datei und SPL-Datei).
Ø Klammerung auflösen
Wird ein geklammertes Dokument in die Tabelle gezogen und der Button "Klammerung auflösen" angewählt, so erfolgt zunächst die Abfrage, ob das geklammerte Dokument wieder entklammert werden soll:
Wird die Meldung mit "Ja" bestätigt, dann werden die geklammerten Dokumente "aufgelöst" und stehen dann wieder als einzelne Dokumente im Archiv zur Verfügung. Wird die Meldung mit "Nein" bestätigt, bleibt das geklammerte Dokument bestehen.
Hinweis
Werden Dokumente entklammert, so erhalten alle Dokumente, welche in der Klammerung enthalten waren, automatisch alle Schlagwörter der Dokumente:
Beispiel
Dokument A hat nur das Schlagwort "Kontonummer = 230A001".
Dokument B hat nur "Tagesdatum = 06.07.2020" als Schlagwort.
Dokument C hat die "Projektnummer = 4711" als Schlagwort.
Diese 3 Dokumente wurden zu einem Dokument geklammert, wobei auch "Vertreternummer = 2" als Schlagwort hinzugefügt wurde.
Wird nun dieses 3-teilige Dokument entklammert, so erhalten alle 3 Dokumente alle erfassten Schlagwörter, d.h. "Kontonummer 230A001", "Tagesdatum = 06.07.2020", "Projektnummer = 4711" und "Vertreternummer = 2".
Ø Hinauf / Hinunter
Mittels dieser Buttons können Dokumente innerhalb der Tabelle / Klammerung verschoben werden.
Ø Tabelle leeren
Durch Anklicken des Buttons "Tabelle leeren" werden alle Einträge aus der Tabelle entfernt. Dies hat keine Auswirkungen auf irgendwelche Archiveinträge, d.h. es werden dadurch keine Klammerungen entfernt, Archiveinträge gelöscht oder dergleichen.
Ø Ausgabe Excel
Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle an Microsoft Excel übergeben.