In dem Fenster "Dokumenten-Beschlagwortung" können Schlagwörter zu einem Archivdokument hinzugefügt bzw. vorhandene Schlagwörter bearbeitet werden. Der Aufruf ist dabei folgendermaßen möglich:

ü  In einer Archivanzeige (Archiv Suche, Archiveintrag suchen, WinLine INFO-Module, etc.) über die rechte Maustaste der Eintrag "Beschlagwortung" aus dem Kontextmenü gewählt.

ü  In der Vorschau am Bildschirm (Ausgabe einer Auswertung auf den Bildschirm) wird im Kontextmenü (rechte Maustaste ins Formular) die Funktion "Neuer Archiveintrag" angewählt.

ü  Es wird ein Dokument per Drag & Drop in das Register "Kopf" der Belegerfassung gezogen.

Achtung

Das Fenster öffnet sich nur, wenn in den Archiv-Parameter die Option "Schlagwortfenster bei Archivierung zu Beleg öffnen" aktiviert wurde und eine WinLine ARCHIV-Lizenz vorliegt.

Hinweis

Wird ein Dokument in die Belegerfassung "gezogen", so wird in dem sich öffnenden Fenster automatisch das Schlagwort "001 - Kontonummer" mit dem Wert der Kontonummer des Belegs vorbelegt. Zusätzlich wird, bei entsprechender Zuordnung im Programm "Formulartypen - Dateierweiterungen / Beschlagwortung", der Formulartyp automatisch gesetzt. Die dazu definierten Schlagwörter werden durch Bestätigung des Typs hinzugefügt. Eine manuelle Hinterlegung von Schlagwörtern ist natürlich möglich.
Zusätzlich zu den selbst angegebenen Schlagwörtern werden die "Beleg-Schlagwörter" (sofern definiert) bei der Archivanalyse dem Archiveintrag hinzugefügt.
Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig ins Belegerfassen gezogen werden, so wird das Fenster zur Schlagworteingabe nur einmal geöffnet.

Archivdokument

Ø  Dateiname

An dieser Stelle kann die Beschlagwortung des Schlagworts "000 - Dateiname" definiert werden.

Ø  Formulartyp

Aus der Auswahlliste kann ein Formulartyp gewählt werden, um vordefinierte Schlagwörter in die Schlagworttabelle zu hinterlegen. Zusätzlich dient der Formulartyp als Selektionskriterium in diversen Archivanzeigen.

Ø  Berechtigung

Aus der Auswahlliste kann ein Berechtigungsprofil gewählt werden, um die Zugriffsberechtigung für das Dokument zu steuern.

Hinweis

Benutzern des Typs "Administrator" oder mit der Administratorenberechtigung "Benutzeradministrator" steht in der Auswahlbox der Punkt ">> Neues Profil" zur Verfügung. Über die Anwahl dieses Eintrags kann in der Folge ein neues Berechtigungsprofil angelegt werden.

Info

An diesem Bereich werden weitere Information zu dem Archivdokument zur Verfügung gestellt.

Tabelle "Beschlagwortung"

In der Tabelle werden alle Schlagwörter aufgeführt, die bei der Archivierung ausgefüllt werden sollen. Diese stammen hierbei standardmäßig aus dem Formulartyp. Die Beschlagwortung dient in der späteren Archivsuche zum schnellen und einfachen Suchen der gewünschten Dokumente.

Ø  Bezeichnung

In dieser Spalte wird die Bezeichnung des Schlagworts angezeigt. Neue Schlagwörter können per Schlagwortnummer, Autovervollständigung oder Matchcode-Suche hinzugefügt werden.

Ø  Wert

An dieser Stelle wird die Beschlagwortung zu dem entsprechenden Schlagwort hinterlegt.

Hinweis

Alle Datumsschlagwörter werden in das Format JJJJ-MM-TT formatiert, damit man eine korrekte Sortierung bei der Suche von Archiveinträgen durchführen kann.

Ø  Zusatz

Bei der Beschlagwortung "031 - E-Mail" kann in dieser Spalte angegeben werden, um was für eine E-Mailadresse es sich handelt. Zur Auswahl stehen hierfür:

ü  0 - Absender

ü  1 - Empfänger

ü  2 - CC

ü  3 - BCC

Prüfung Pflichtfelder

Sind im verwendeten Formulartyp so genannte Pflichtfelder enthalten, so wird dies beim Speichern des Archivdokuments in diesem Fenster geprüft. D.h. Schlagwörter die lt. Formulartyp als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, müssen mit einem Wert befüllt sein. Ohne eine Hinterlegung eines Wertes zum Pflichtfeld ist ein Speichern nicht möglich. Dies wird mit einer entsprechenden Meldung dargestellt, wobei es hierzu 2 Möglichkeiten (lt. Einstellung der Vorbesetzung im Formulartyp) gibt.

ü  Vorbesetzung "0 - Standardeinstellung"
Ist das Pflichtfeld mit dieser Vorbesetzung belegt, so erfolgt beim Speichern eine Warnung und das Feld wird mit dem Wert der „globalen“ Variable belegt.

ü  Vorbesetzung "1 - keine Vorbesetzung"
Ist das Pflichtfeld mit dieser Vorbesetzung belegt, so erfolgt beim Speichern eine entsprechende Warnung, es werden jedoch keine automatischen Belegungen des Feldes vorgenommen.

Tabellenbuttons

Ø  Zeile einfügen

Durch Anwählen des "Einfügen"-Buttons können neue Schlagwörter hinzugefügt werden.

Ø  Zeile entfernen

Durch Anklicken des "Entfernen"-Buttons können Schlagwörter gelöscht werden.

Ø  Ausgabe Excel

Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle an Microsoft Excel übergeben.

Ø  Tabelleneinstellungen speichern

Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.

Ø  Gesamteinstellungen speichern

Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.

Buttons

Ø  Ok

Mit dem Button "Ok" bzw. der Taste F5 können die Dokumente bzw. zugewiesenen Schlagwörter samt deren Beschlagwortung gespeichert werden.

Ø  Ende

Durch Drücken des Buttons "Ende" bzw. der Taste ESC wird das Fenster geschlossen und alle getätigten Änderungen verworfen.

Ø  Alle Schlagwörter löschen

Bei Anwahl dieses Buttons werden alle Schlagwörter (durch den Formulartyp vorbelegte und manuell hinzugefügte) gelöscht.

Ø  Formulartyp - Löschung doppelter u. hinzugefügter Schlagwörter

Durch Anwählen dieses Buttons werden alle Schlagwörter entfernt, welche nicht in dem gewählten Formulartyp zugeordnet sind.

Ø  Schlagwörter Dublettenabgleich

Enthält ein Dokument identische Beschlagwortungen (Schlagwort + Wert), so können diese mittels "Schlagwörter Dublettenabgleich" automatisch entfernt werden.