Im Folgenden werden alle Datenbereiche, die für die Erstellung der Archiveinträge und deren Wiederauffinden relevant sind, beschrieben.
Werden Belege gedruckt, die archiviert werden sollen, werden die Daten zunächst im Roharchiv gespeichert.
Der Name des Roharchivs hat folgenden Aufbau:
Formularname.Mandantennummer.Usernummer.fortlaufende Nummer.SPL
Enthält der FormularName das Zeichen _ wird es durch ~ ersetzt.
Beispiel
P02W44.300M.11.4711.SPL bedeutet, dass im Mandant 300M eine Faktura geschrieben wurde, die vom Benutzer 11 gedruckt wurde und dass das der 4711 Ausdruck ist, der archiviert wurde.
Die Datei kann mit dem WinLine Spoolviewer geladen und angesehen werden.
Das Roharchiv wird im Zuge der Analyse zur Archivdatei (.SPA) verdichtet. Danach wird das Roharchiv (.SPL) gelöscht.
Nach der Indizierung des Archivs befinden sich die archivierten Belege in einer Datei, deren Namen folgenden Aufbau hat:
Mandantennummer + Jahr + Monat .SPA
Beispiel
300M0720.SPA bedeutet, dass die Datei die Archiveinträge des Mandanten 300M für Juli 2020 enthält.
Achtung
Das bedeutet, dass das Archiv bei der Mandantensicherung nicht mitgesichert wird. Infolge der Größe, die Archivdateien erreichen können, ist es wichtig für diese Datensicherungen eine geeignete Sicherungsstrategie zu entwickeln. Wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Fachhändler.
Tabelle T496CMP - Systemdatenbank
Diese Tabelle enthält die Beschlagwortung (alle Archiveinträge). Die Tabelle ist mandantenübergreifend, d.h. sie wird von allen im System vorhandenen Mandanten benutzt. Das hat den Vorteil, dass auch Archiveinträge von anderen Mandanten (Vorjahr) gefunden werden können.
Vor der Analyse enthält die Tabelle pro archivierten Beleg einen Eintrag, der als noch nicht analysiert gekennzeichnet ist. (Key=0). Darüber hinaus befinden sich in diesen Datensätzen die Informationen SPL.Name, Druckdatum, Usernummer.
Nach der Analyse wird der Datensatz als bereits analysiert gekennzeichnet (Key=1 bzw. die Keys 2 - xxx). Ggf. werden pro SPL mehrere Zeilen erzeugt. Diese Zeilen enthalten die Formularbezeichnung bzw. das Schlagwort, Usernummer, Druckdatum, SPLName und einen Key der die Zeilen als zusammengehörig (zu einem Beleg gehörend) kennzeichnet.