Auf der linken Seite werden in der Bildschirmtabelle alle vom Benutzer angelegten Schemata angezeigt. Zusätzlich steht immer das Standard-Schema zur Verfügung.
In diesem Schema werden die Standard-Einstellungen hinterlegt, die beim E-Billing-Export für alle Schemata greifen, wenn dort keine indiv. Ausgabe- bzw. Maileinstellungen definiert wurden.
Im Standard-Schema können folgende Einstellungen hinterlegt werden:
Standard-Einstellungen
Ø Ausgabepfad
In diesem Eingabefeld kann ein Ausgabepfad für ein Verzeichnis angegeben werden, in welches die erzeugten E-Rechnungen abgelegt werden sollen. Als Standardpfad wird die WinLine hier das Serververzeichnis vorschlagen und dort einen Ordner "E-Rechnung" anlegen.
Ø Unterverzeichnis
Zusätzlich zum Ausgabepfad kann ein weiteres "Unterverzeichnis" zur Ablage verwendet werden. Über die Auswahllistbox kann bestimmt werden, ob ein Unterverzeichnis pro Kontonummer oder mit dem Inhalt eines Zusatzfeldes angelegt werden soll. Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn in den Mailversand-Einstellungen die Option "kein Mailversand" aktiviert ist.
Ø Dateiname
Hier kann der Dateiname der E-Rechnung aus Text und Variablen definiert werden. Über den Matchcode können die Variablen ausgewählt und übernommen werden (z. B. die Rechnungs- oder Kontonummer).
Ø Formtitle als Dateiname verwenden (PDF)
Durch Aktivieren dieser Option wird der Name der Datei, welcher mit der Funktion "FormTitle" oder über die Seiteneinstellungen im entsprechenden Rechnungsformular definiert werden können, verwendet.
Hinweis
Diese Option steht für die PDF-Exporttypen "4 PDF-Ausgabe signiert", "11 PDF-Ausgabe unsigniert" und "17 ZUGFeRD/Factur-X (PDF inkl. XML)" zur Verfügung.
Ø Zusätzlich PDF erstellen
Bei reinen XML-Formaten kann neben der XML-Datei zusätzlich eine zweite PDF-Datei als Rechnungskopie erstellt werden. Diese kann zum einfachen Lesen und Prüfen der jeweiligen XML-Rechnung verschickt werden.
Ø Dateianhänge
Aus dieser Auswahllistbox kann eine Exportvorlage gewählt werden, die für den Export von Dateianhängen verwendet werden soll. Dies sind in der Regel Dokumente, die im Belegerfassen-Hauptfenster per drag & drop auf den Beleg gezogen und somit archiviert wurden. Mit dieser Option wird zusätzlich zum XML-Beleg eine zweite XML-Datei erzeugt.
Soll der Dateianhang innerhalb der XML-Rechnung enthalten sein (siehe Kapitel "Dateianhänge in der E-Rechnung" übermitteln"), kann das Feld freigelassen werden. Die Exportvorlagen für Dateianhänge müssen die Exportkennzeichen "11 Dateianhang hier einfügen" und "12 Dateianhang" hinterlegt haben.
Ø Formulartyp
Für E-Billing-Belege können eigene Formulartypen verwendet werden. Im Archiv kann im späteren Verlauf komfortabel auf die Formulartypen eingegrenzt und gesucht werden. Auch eine indiv. Beschlagwortung kann hierüber gesteuert werden.
Mailversand
Ø Mailbetreff
Eingabefeld für den Mailbetreff. Der Mailbetreff kann auch über den Matchcode durch entsprechende Variablen zusammengesetzt werden.
Ø Textbaustein verwenden
Wird diese Option aktiviert, wird das Matchcode-Eingabefeld "Textbaustein" freigeschaltet.
Ø Textbaustein
Wurde die Option "Textbaustein verwenden" aktiviert, kann an dieser Stelle ein Textbaustein aus dem Menüpunkt "START/Optionen/Textbausteine/Textbausteine" per Matchcode hinterlegt werden, der als Mailtext verwendet werden soll.
Ø Mailtext
Eingabefeld für den Mailtext, der als Mail-Body übergeben wird. Die Eingabemöglichkeit steht nicht zur Verfügung, wenn bereits ein Textbaustein als Mailtext verwendet wird.
Ø Kopie an Mailadresse
E-Mail-Adresse in bcc, an die eine Kopie des Beleges gesendet werden soll.
Ø Anhänge senden
Wird diese Option aktiviert, werden zum Beleg archivierte externe Dateien (per drag&drop auf den Belegkopf) beim Mailversand berücksichtigt und als zusätzliche Mail-Anhänge mitversendet.
Hinweis
Bei dieser Option handelt es sich nicht um die Einbettung der externen Dateien in die XML-Datei, sondern lediglich um zusätzliche Mailanhänge.
Ø Fixer Empfänger
An dieser Stelle können E-Mail-Adressen (mehrere durch Semikolon getrennt) hinterlegt werden, an welche die Belege immer standardmäßig gesendet werden sollen. Dadurch werden die Adressen aus dem Personenkontenstamm nicht berücksichtigt.
Ø Stylesheet senden
Beim Versand der Belege per E-Mail kann auch das angegebene Stylesheet mit versendet werden. Dazu muss diese Option aktiviert werden.
Ø Postausgangsbuch öffnen
Wurde im Schema der Transportweg "2 Mailversand (in Postausgangsbuch speichern) gewählt, kann über diese Option gesteuert werden, ob sich das Postausgangsbuch (PAB) automatisch öffnen soll, wenn die Belege erzeugt werden. Die Belege werden im PAB im Ordner "Entwürfe" abgelegt und können von dort aus versendet werden
Ø Grafik senden
Soll eine Grafik beim Mailversand der Rechnungsbelege als eigene Datei im Mailanhang mitgeschickt werden, muss zum einen diese Option aktiviert werden und zum anderen im E-Billing-Export (FAKT/Erfassen/E-Billing/Export) im Register "Einstellungen" im Eingabefeld der Grafik der (lokale) Pfad inkl. Dateiname und Dateityp der Grafik angegeben werden (z. B. "F:\mesonic\WinLine\Grafiken\Firmenlogo_small.jpg").