Kostenarten - Stamm

Kostenarten können nach verschiedenen Kriterien gegliedert werden, z.B. nach der Entstehung, nach Abhängigkeit von der Beschäftigung, etc.

Im Kostenartenstamm erfolgt die Festlegung der Art der Kosten.

Achtung

Wenn eine Kostenart einmal als z. B. Einzelkosten gekennzeichnet wurde, darf der Typ nicht mehr abgeändert werden, da sonst wichtige Informationen der bereits erfassten Journalzeilen verloren gehen könnten.

Der Kostenartenstamm wird über den Menüpunkt

1 Stammdaten

1 Kostenarten

oder Schnellaufruf

1 STRG + 2

aufgerufen.

Buttons

Ø OK

Durch Drücken der OK-Taste (F5) wird die neue Kostenstelle gespeichert.

Ø Ende

Mit Ende verlassen Sie den Bildschirm, ohne die Eingaben zu speichern (wenn Sie zuvor nicht OK gedrückt haben).

Ø Vergessen

Mit Vergessen löschen Sie Ihre aktuelle Eingabe, das Fenster bleibt jedoch für eine Neueingabe geöffnet.

Ø Löschen

Sie löschen eine bereits existierende Kostenart.

Ø Navigationsleiste (VCR)

Über die sogenannte VCR-Buttonleiste kann durch Mausklick zwischen den einzelnen Kostenstellen, bzw. Abteilungen geblättert werden:

ü Damit kann der erste Datensatz angesprochen werden.

ü Damit kann der vorherige Datensatz angesprochen werden.

ü Damit kann der nächste Datensatz angesprochen werden.

ü Damit kann der letzte Datensatz angesprochen werden.

ü Damit wird die nächste freie Nummer für die Neuanlage gesucht.

Fensterbutton

Mit dem Suchen-Button oder Alt + S gelangen Sie in den Kostengruppenmatch, um bereits angelegte Kostengruppen übernehmen zu können.

Ø Kostenart

Eingabe der Kostenartennummer, max. 20stellig, alphanumerisch;

Ø Bezeichnung

Die Kostenartenbezeichnung kann max. 35stellig, alphanumerisch sein. Mit dieser Bezeichnung ist die Kostenartenjournalzeile auf der Kostenstelle ausgewiesen.

Wird eine Kostenart neu angelegt, dann wird im Feld "Bezeichnung" der Text

Ø NEUEINGABE - F9 für Übernahme

angezeigt. In dem Fall kann durch Drücken der F9-Taste nach allen bereits vorhandenen Kostenarten gesucht werden. Die Daten der ausgewählten Kostenart werden dann in die neue Kostenart übernommen. In den KORE-Parametern (siehe auch WinLine START, Parameter/Applikations-Parameter) kann eingestellt werden, ob bei der Übernahme die Zusatzfelder berücksichtigt werden sollen oder nicht.

Ø Berechtigung

Hier kann eine Berechtigung vergeben werden, die das Editieren im Stamm und die Verwendung dieser Stammdaten in den KORE-Erfassungsprogrammen steuert.

Hinweis 1

Benutzern des Typs "Administrator" oder mit der Administratorenberechtigung "Benutzeradministrator" steht in der Auswahlbox der Punkt ">> Neues Profil" zur Verfügung. Über die Anwahl dieses Eintrags kann in der Folge ein neues Berechtigungsprofil angelegt werden.

Ø Inaktiv

Wenn ein Datensatz auf Inaktiv gesetzt wird, hat das vorerst nur die Auswirkung, dass er nicht mehr im Matchcode angezeigt wird. Inaktive Kostenstellen, -arten, und -träger können nicht bebucht werden.

Ø Kons. - Kostenart

Dieses Feld dient zum Zuweisen einer Kostenart zwischen Haupt und Submandanten und wird über die Zuweisung verändert. Damit wird die Kostenart bei einer Änderung im Hauptmandanten im Submandanten automatisch abgeglichen/aktualisiert (wenn die Daten mit einer entsprechenden Vorlage verändert werden).

Wenn eine Änderung im Submandanten durchgeführt wird, wird der Hauptmandant auch aktualisiert, wenn die Kostenart dort nicht im Feld "Kons.-Kostenart" eingetragen ist und die Konsolidierungskostenart leer ist. Außerdem wird im selben Mandanten nach der gleichen Konsolidierungskostenart gesucht und die Stammdaten werden entsprechend aktualisiert.

Wenn der Matchcode aufgerufen wird, öffnet sich folgendes Fenster:

Hier kann nun eingestellt werden, wonach in anderen Mandanten gesucht werden soll.

Hinweis 2

Wurde ein Haupt- und ein Submandant definiert, öffnet sich dasselbe Fenster, wie bei der Zuweisung im WinLine START.

Bei dieser Zuweisung wählt man die Kostenart des Hauptmandanten und sucht in allen Mandanten nach der Nummer oder dem Namen (Bezeichnung) des passenden Kontos. Über das Flag kann jetzt eine Konsolidierung der Kostenart 460 aus dem Mandant 300M mit der Kostenart 4240 aus dem Mandant 500M konsolidiert werden.

Ø Journalzeilen unterdrücken

Ist diese Checkbox aktiviert, werden die mit dieser Kostenart gebuchten Journalzeilen auf allen Ausgaben unterdrückt, wo Einzelzeilen angezeigt werden können (z.B. KORE-Statistik). Beispiel: Umlagezeilen sollen auf der Auswertung nicht im Detail aufscheinen.

Ø Gruppe

Im Bereich Gruppe ordnen Sie die Kostenart einer Kostenartengruppe zu, die im Vorfeld im Menüpunkt Stammdaten - Kostenartengruppen angelegt wurde.

Button

Es werden alle Kostenarten in dem oben vordefinierten Bereich, die selektiert werden können, angezeigt.

Ø Kostenartentyp

Der Kostenartentyp steuert die Darstellung der Kosten (Aufwände) und Leistung (Erlöse) in der KORE. Ein nachträgliches Editieren des Kostenartentyps (z.B. Änderung von Einzelkosten auf Erlös) wäre nicht sinnvoll! Hier ist auch zu beachten, dass die Beträge in der KORE grundsätzlich IMMER positives Vorzeichen haben - außer bei Stornos oder Kontendrehern in der FIBU (z.B. wenn ein Aufwandskonto mit einer Aufwands-Kostenart im HABEN mit positivem Betrag gebucht wird, ergäbe sich dadurch ein negativer Kostenbetrag im KORE-Journal.

ü Einzelkosten
Einzelkostenart ist zu aktivieren, wenn Kosten (Aufwände) direkt zurechenbar sind. Im Zuge der Kostenerfassung können mit Einzelkostenarten auch Kostenträger erfasst werden. Einzelkosten sind immer zu 100% variabel (Variator ist automatisch = 10).

ü Gemeinkosten
Gemeinkostenart ist zu aktivieren, wenn Kosten (Aufwände) nicht direkt zugerechnet werden können. Im Zuge der Kostenerfassung können Sie bei einer Gemeinkostenart KEINE Kostenträger ansprechen. Gemeinkosten können einen variablen und fixen Kostenanteil aufweisen. Um die Erfassung zu automatisieren gibt es die Möglichkeit Variatoren (im Reiterfenster "Variator") abzuspeichern. Je nachdem, in welcher Kostenstellengruppe die Kosten später anfallen kann ein eigener Variator hinterlegt werden (z.B. können Stromkosten im "Sekretariat" einen anderen Variator haben, als in der Produktionshalle, in der die Maschinen 24 Stunden durchlaufen).

ü Umlage
Der Typ "Umlage" ist für sog. "Umlagekostenarten" zu aktivieren, die dann im Zuge der Erstellung der Umlagebuchungen (Kostenstellenumlage) für die Umbuchung der Kosten zwischen den Kostenstellen verwendet werden. Damit ist jede Umlagestufe nachvollziehbar, da durch die Umlage "Minus-Buchungen" auf der zu entlastenden Kostenstelle, und "Plus-Buchungen" auf den empfangenden Kostenstellen erzeugt werden. Aufgrund der Umlagekostenart werden die umgelegten Kosten auf den Kostenstellenblättern bzw. im BAB in einer eigenen Kostenzeile und -summe dargestellt. Mit diesem Kostenartentyp werden KOSTEN umgelegt (im Gegensatz zum Typ "Erlös-Umlage - siehe unten).

ü Erlös
Erlöskostenart ist für die Leistungserfassung (Erlöse) zu aktivieren. Im Zuge der Kostenerfassung können Sie auch Kostenträger ansprechen. Hinweis: Die Beträge werden im Normalfall immer POSITIV erfasst, da anhand des Kostenartentyps erkannt wird, ob es sich um Kosten oder Erlöse handelt (d.h. im Journal ist sowohl bei Kostenbuchungen als auch bei Erlösbuchungen ein positiver Betrag gespeichert). Ausnahme: bei Stornobuchungen oder Kontendrehern in der FIBU (also wenn z.B. ein Erlöskonto im Soll angesprochen wird) wird der KORE-Betrag automatisch negativ gebucht.

ü Erlös-Umlage
Dieser Kostenartentyp wird für Umlagekostenarten verwendet, mit denen Erlöse umgelegt werden sollen. In der Praxis bedeutet das, dass für die Umlage einer Kostenstelle, die Kosten UND Erlöse aufweist, ZWEI Umlageverfahren und Umlageplanschritte definiert werden müssen: einer für die Kostenumlage, einer für die Erlös-Umlage (damit die Kostenartentypen korrekt berücksichtigt werden können und auch auf den empfangenden Kostenstelle noch als "Kosten" oder "Erlös" erkennbar sind).

ü Plankostenart
Durch Aktivierung der Option "Plankostenart" können Sie Kostenarten als "Plankostenarten" in der KORE verwenden. Plankostenarten sind automatisch Einzelkostenarten, da üblicherweise Leistungen für Kostenträger damit "geplant" werden. Danach stehen diese Plankostenarten bei den Kostenträgern (Register Budget) zur Budgetierung von Planwerten zur Verfügung sowie auch in der Plankosten-Erfassung und in der Umlage (für die Definition des Umlageverfahrens) zur Verfügung.

Ø Einheiten

Eingabe der für die Kostenart gültigen Einheit (z. B. Stunden, Kilometer). Die Einheiten werden im Menüpunkt

1 Stammdaten

1 Einheitenanlage

definiert.

Ist bei einer Kostenart eine "Einheit" hinterlegt, kann im Zuge der Erfassung auch die Anzahl der Einheit als Information eingegeben werden (z.B. die geleisteten Stunden, die gefahrenen Kilometer, etc.)

Ø Kosten

Ist eine Kostenart als Plankostenart angelegt, steht ihnen das Feld "Kosten" zur Werteingabe zur Verfügung. Der hier eingetragene Betrag (z.B. geplanter Stundensatz) ist die Basis für die Auswertung des Plankostenträgervergleichs (Plankosten/Sollkosten/Ist-Kosten). Die GEPLANTEN Stunden mal dem GEPLANTEN Stundensatz (der genau in diesem Feld hinterlegt wird) ergibt die PLANKOSTEN. Die im Menüpunkt "Plankosten - Erfassung" eingegebenen (oder über die ASCII-Import-Schnittstelle importierten) IST-Stunden mal dem geplanten Stundensatz ergibt die SOLLKOSTEN. Und sobald der tatsächliche Stundensatz im Zuge der Umlage errechnet wurde, ergeben die IST-Stunden mal dem IST-Stundensatz lt. Umlage die IST-Kosten in den Projekten (siehe auch Kapitel "Plankostenträgervergleich").

Beispiel einer Plankostenart

Im untenstehenden Beispiel wurde die Einheit STD = Stunden verwendet. Im Kostenfeld ist der geplante Stundensatz eingetragen. Dieser dient als Basis für die Plankostenrechnung bzw. auf Basis der tatsächlichen Beschäftigung (IST-Stunden) und des ursprünglich geplanten Stundensatzes werden die Sollkosten berechnet.

Ø Werte

Durch Anklicken der entsprechenden Optionen legen Sie fest, in welcher Form die Erfassung der Kostenart stattfinden soll.

Es gibt 4 Möglichkeiten:

ü Manuell
Die erfassten Kosten können im Menüpunkt Kosten/Kosten-Erfassung und im Kostenaufteilungsfenster der WinLine FIBU manuell den verschiedenen Kostenstellen und Kostenträgern (abhängig vom Kostenartentyp) zugeordnet werden.

ü Verteilen
Wird die Option "Verteilen" aktiviert kann im dafür vorgesehenen Register angegeben werden, in welchem Verhältnis die Kosten im Zuge der Kostenerfassung auf welche Kostenstellen automatisch aufgeteilt werden sollen. Das Register kann nur dann geöffnet werden, wenn eine Kostenart als "verteilt" gekennzeichnet ist. (Es besteht die Möglichkeit 3 Verhältniszahlen anzugeben, zurzeit wird nur die erste Spalte - also Verhältnis 1 unterstützt). Die automatische Verteilung ist ein Vorschlag, der bei der Kostenerfassung immer noch manuell übersteuert werden kann.

ü Berechnen
Nach Bestätigen der Option "Berechnen" können bis zu 3 verschiedene Basiskostenarten angegeben werden, aus denen über einen frei bestimmbaren Prozentsatz die neue Kostenart berechnet werden soll (z. B. Lohnnebenkosten sollen mit 95 % der Leistungslöhne berechnet werden)
Beim Berechnen einer Kostenart kann auch optional der Kostenträger mitberücksichtigt werden. Die berechnende Kostenart muss jedoch eine Einzelkostenart sein.

ü Verteilungsschlüssel
Bei Auswahl der Möglichkeit "Verteilungsschlüssel" wird die Registerkarte "Verteilen" aktiv. Dort ist es möglich diverse Zeiträume festzulegen mit einem "gültig ab" Datum. Für jeden Zeitraum kann eine Aufteilung von auswählbaren Kostenstellen und der jeweiligen Verhältniszahl hinterlegt werden. Bei der Kostenerfassung wird immer die Verteilung vorgeschlagen, wo das Buchungserfassungsdatum in den "gültig ab" Zeitraum passt.