Inventur - Erfassung - Tabelle "Erfassen"

Der Inhalt der Tabelle "Erfassen" ist abhängig vom Ausgangsfenster Inventur - Register "Eingabe":

ü Ohne Zählliste - ohne Datumsselektion
Es werden alle Artikel gemäß Selektion angezeigt. Hierbei ist es irrelevant, ob bereits ein Inventurstand erfasst wurde oder nicht. Es werden aber nur jene bereits getätigten Erfassungen dargestellt, deren Inventurdatum gleich oder größer dem Einlogdatum entspricht.

ü Ohne Zählliste - mit Datumsselektion
Es werden alle Artikel gemäß der Selektion angezeigt, für welche es nicht gebuchte Inventurerfassungen gibt.

ü Ohne Zählliste - Option "Manuelle Erfassung" aktiviert
In der Tabelle werden keine Artikelzeilen angezeigt, sondern die Eingabe der Artikel erfolgt manuell. Wird hierbei ein Artikel erfasst, welcher bereits ungebuchte Inventurwerte besitzt, so werden diese vorgeschlagen, sofern das Inventurdatum gleich oder größer dem Einlogdatum ist.

ü Mit Zählliste
Es werden alle Artikel gemäß Zählliste angezeigt.

Achtung

Jeder Artikel bzw. Lagerort kann nur 1x im ungebuchten Zustand vorhanden sein. D.h. ein Artikel, welcher bereits über eine Zählliste erfasst wurde, kann nicht nochmals über eine andere Zählliste bzw. ohne Zählliste erfasst werden oder umgekehrt!

In der Tabelle werden standardmäßig die folgenden Spalten dargestellt und Funktionen angeboten:

Ø alle Ausprägungen ein- bzw. ausblenden

Durch Anwahl dieses Buttons werden alle Ausprägungen in der Inventurerfassung ein- bzw. ausgeblendet. Die Auswahl wird benutzerspezifisch gespeichert und beim nächsten Öffnen automatisch angewendet.

Hinweis

Zur Nutzung dieser Funktion muss in der Eingabe die Option "manuelle Erfassung" oder die Einstellung "Hauptartikel" aktiviert sein. Des Weiteren werden bei Anwahl der Buttons "Übernahme Soll => Ist" bzw. "Übernahme 0 => Ist" die Ausprägungen automatisch eingeblendet.

Ø manuelle Ergänzung

Erfolgt die Erfassung über eine Zählliste, so wird in dieser Spalte durch eine farbliche Kennzeichnung auf manuelle Erfassungen (d.h. nicht zur Zähllisten-Selektion passende Artikel) hingewiesen.

Ø Zeile

Jede Erfassungszeile erhält automatisch eine Nummer zugeordnet. Neben einer schnellen Navigation kann hierüber der Zusammenhang von Ausprägungsartikeln dargestellt werden:

ü Navigation
Wenn der Fokus in der Spalte liegt, kann durch Eingabe der Nummer direkt zur jeweiligen Erfassung gewechselt werden.

ü Ausprägungsartikel
Wird die Option "Hauptartikel" im Ausgangsfenster aktiviert, so wird durch unterschiedliche Farbgebung darauf hingewiesen, ob die Erfassungszeilen von Ausprägungen vom gleichen Hauptartikel stammen (blau bzw. grün) oder nicht (schwarz).

Ø Info

In der Spalte "Info" wird das Icon angezeigt, sobald es für den Artikel zumindest eine ungebuchte Inventurerfassung gibt. Das Inventurdatum der alten Erfassung ist dabei abweichenend zum Einlogdatum und würde in der Folge überschrieben werden.

Hinweis

Durch einen Doppelklick auf das Icon wird eine Liste der alten ungebuchten Erfassungen (bezogen auf den aktuellen Artikel) am Bildschirm ausgegeben.

Ø Artikelnummer

An dieser Stelle wird die Artikelnummer des Artikels dargestellt bzw. kann eingegeben werden.

Ø Ausprägungsartikelnummer [optional]

Handelt es sich um einen Ausprägungsartikel, so wird in dieser Spalte die entsprechende Ausprägungsartikelnummer angezeigt.

Ø Artikelbezeichnung

In der Spalte "Artikelbezeichnung" wird die Bezeichnung des Artikels angezeigt.

Ø Charge-/Identnr.

Handelt es sich bei dem Artikel um einen Chargen- oder Identnummernartikel, so wird die jeweilige Nummer angezeigt.

Ø Lager Ist / Lager Ist 2

In diesen Spalten erfolgt die Eingabe der gezählten Inventurmenge. Sobald das Eingabefeld bestätigt bzw. verlassen wird, erfolgt automatisch die Befüllung des Inventurdatums.

Hinweis

Bei Artikeln mit Lagerortstruktur wird automatisch das Fenster Lagerorte erfassen geöffnet.

Ø Datum

In der Spalte "Datum" wird das Inventurdatum eingetragen, wobei dieses dem aktuellen Wirtschaftsjahr entsprechen muss.

Achtung

Das Entfernen des Datums ist in der Regel nur möglich, sofern die Erfassung noch nicht gespeichert wurde. Wird die Löschung einer bestehenden Erfassungszeile benötigt, so kann dieses durch Anwahl des Tabellenbuttons "Zeile initialisieren" und anschließender Speicherung erfolgen.

Ø Colli EK [optional] / Colli VK [optional]

In den Colli-Spalten wird der Colli des Artikels gemäß Stammdaten ausgewiesen.

Ø Lagerorte / Ausprägungserfassung

In dieser Spalte wird bei Lagerortartikeln über den Status der Lagerorterfassung Auskunft gegeben:

ü - Rot
Die Menge der Inventur wurde bisher nicht auf Lagerorte aufgeteilt.

ü - Blau
Das Inventurdatum der Lagerorte ist unterschiedlich.

ü - Lila
Im Fenster "Lagerorte erfassen" existieren Inventurerfassungen, welche aber alle vor dem Einlogdatum liegen.

ü - Grün
Die Menge der Inventur wurde auf Lagerorte aufgeteilt.

Handelt es hingegen um die manuelle Erfassung eines Hauptartikels mit Ausprägungen, so wird in dieser Spalte das Ausprägungssymbol dargestellt.

Hinweis

Per Doppelklick auf das Symbol kann das Fenster Lagerorte erfassen bzw. Ausprägungen erfassen geöffnet werden.

Ø Weitere Eingaben

Über das Symbol in der Spalte "Weitere Eingaben" kann in die Mehrfacheingabe gewechselt werden. In dieser können mehrere Erfassungszeilen pro Artikel hinterlegt werden, welche in der weiteren Folge nach Datum, Mitarbeiter und Notiz summiert werden.

ü - keine Erfassung vorhanden
Wird kein Symbol dargestellt, so existiert bisher noch keine Inventurerfassung für den Artikel. Ein Wechsel in die Mehrfacheingabe ist nicht möglich.

ü - keine weiteren Erfassungen möglich
Handelt es sich um einen Identartikel, so kann es nur eine Erfassungszeile geben und ein Wechsel in die Mehrfacheingabe ist dementsprechend nicht möglich.

Hinweis

Auch bei Identartikeln mit Lagerorten steht die Mehrfacheingabe nicht zur Verfügung! Eine Kontrolle der Erfassungen kann über das Fenster Lagerorte erfassen erfolgen.

ü - keine weiteren Erfassung vorhanden
Es sind keine weiteren Erfassungen vorhanden.

ü - weitere Erfassungen vorhanden
Es sind weitere Erfassungen vorhanden, d.h. die Inventurmenge der Spalte "Lager Ist" setzt sich aus mehreren Zeilen zusammen.

Ø Mitarbeiter [optional]

Mit Hilfe der optional einblendbaren Spalte "Mitarbeiter" kann ein Mitarbeiter der Erfassung zugeordnet werden.

Ø Notiz [optional]

Über die Spalte "Notiz" kann zu der Erfassungszeile ein Text (bestehend aus maximal 255 Zeichen) hinterlegt werden.

Ø Initialisierung [optional]

Durch Anwahl des Tabellenbuttons "Zeile initialisieren" wird die Erfassungszeile als "zu löschen" markiert und erhält in dieser Spalte ein Vermerk in Form des Icons .

Tabellenbuttons

Ø Ausprägungsfenster öffnen

Mit Hilfe des Buttons "Ausprägungsfenster öffnen", welcher nur im Erfassungsmodus "Manuelle Erfassung" zur Verfügung steht, kann das Fenster Ausprägungen erfassen geöffnet werden.

Ø Lagerorte erfassen

Durch Anwahl des Buttons "Lagerorte erfassen" wird das Fenster Lagerorte erfassen geöffnet.

Ø Zeile initialisieren

Die Inventurerfassung wird nach dem Speichern gelöscht! Optisch kann diese Information über die optional einblendbare Spalte "Initialisierung" dargestellt werden.

Ø Inventurinfo

Mit Hilfe des Buttons "Inventurinfo" wird das Programm Inventurinformation gestartet, in welchem die einzelnen Inventurerfassungen des Artikels dargestellt werden.

Ø Artikeljournal

Durch Anwahl des Buttons "Artikeljournal" wird die Auswertung Artikeljournal aufgerufen und der aktuell gewählte Artikel in die Selektion übergeben.

Ø Ausgabe Excel

Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle an Microsoft Excel übergeben.

Ø Tabelleneinstellungen speichern

Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.

Ø Gesamteinstellungen speichern

Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.

In dem Register "Info" werden Informationen des markierten Artikels und der aktuell ausgewählten Zählliste angezeigt.

Ø Artikelnummer / Bezeichnung

In diesen Feldern wird der aktuell markierte Artikel samt Bezeichnung angezeigt.

Ø Lager Soll

Sofern die Option "Sollmengen anzeigen" im Register "Optionen" aktiviert wurde, wird an dieser Stelle die Soll-Menge des aktuellen Artikels angezeigt. Dieser ermittelt sich wie folgt:

ü Ohne Zählliste - Artikel ohne Lagerorte
Wurde bereits eine Erfassung getätigt, so wird die Soll-Menge des Artikels über das Artikeljournalzeilen, auf Grundlage des hinterlegten Inventurerfassungsdatums, gebildet. Ansonsten wird das Inventurdatum aus dem Register "Optionen" zur Ermittlung herangezogen.

ü Ohne Zählliste - Artikel mit Lagerorte
Wurde bereits eine Erfassung getätigt, so wird die Soll-Menge des Artikels über das Artikeljournalzeilen, auf Grundlage des höchsten hinterlegten Inventurerfassungsdatums, gebildet. Ansonsten wird das Inventurdatum aus dem Register "Optionen" zur Ermittlung herangezogen.

ü Mit Zählliste
Die Soll-Menge des Artikels wird immer aufgrund des "Inventurdatum von" (gemäß Zählliste) gebildet, da dieses Datum im späteren Verlauf auch zur Ermittlung möglicher Differenzen verwendet wird.

Ø Aktuelle Zählliste

In diesen Feldern werden Information zur ggfs. verwendeten Zählliste ausgewiesen.

Im Register "Optionen" können u.a. Vorgaben für neue Inventurerfassungen hinterlegt werden. Die Einstellungen der Bereiche "Optionen" und "Optionen - Lagerorte" werden benutzerspezifisch gespeichert.

Ø Vorbelegung (Inventurdatum / Mitarbeiter / Notiz)

In diese Felder kann eine Vorbelegung für neue Erfassungen hinterlegt werden. Das Datum wird hierbei wie folgt vorgegeben und kann jederzeit individuell angepasst werden:

ü Ohne Zählliste
Es wird das Datum aus dem Einlogvorgang eingetragen. Soll das Datum angepasst werden, so muss dieses dem aktuellen Wirtschaftsjahr entsprechen.

ü Mit Zählliste
Es wird das Datum "Inventurdatum von" (gemäß Zählliste) eingetragen. Soll das Datum angepasst werden, so muss dieses dem Zähllistenzeitraum entsprechen.

Ø Sollmengen anzeigen

Ist die Option "Sollmengen anzeigen" aktiviert, so werden in dem Info-Feld "Lager Soll" die Soll-Menge des gerade aktiven Artikels angezeigt. Zusätzlich steht im Fenster Lagerorte erfassen die Spalte "Bestand Soll" zur Verfügung.

Ø Bestand

Über die Auswahl "Bestand" kann definiert werden, welche Lagerorte in der Lagerorterfassung ausgewiesen werden sollen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

ü 0 - mit Bestand
Es werden alle Lagerorte mit einem aktuellen Bestand lt. Artikel - Lagerorte oder einer Inventurerfassung ausgewiesen, wobei die Lagerort-Selektion des Fensters Inventur - Eingabe berücksichtigt wird.

ü 1 - inkl. Bestand 0
Es werden alle Lagerorte mit und ohne Bestand ausgewiesen.

Achtung

Je nach Einrichtung wird die Tabelle sehr umfangreich, was zu Wartezeiten führen kann.

ü 2 - inkl. Bestand 0 (alle Ebenen)
Es werden alle Lagerorte mit und ohne Bestand aller Hierarchie-Ebenen ausgewiesen.

Achtung

Je nach Einrichtung wird die Tabelle sehr umfangreich, was zu Wartezeiten führen kann.

ü 4 - laut Analyse
Die ausgewiesenen Lagerorte ermitteln sich aus der Lagerortanalyse des Bereichs Nicht gezählten Artikel. Eine Veränderung der Auswahl ist nicht möglich!

Ø Zusatzerfassung

Wird unter "Bestand" mit der Einstellung "0 - mit Bestand" gearbeitet, so ist es grundsätzlich möglich die Tabelle der Lagerorterfassung um bisher nicht aufgeführte Orte zu ergänzen. An dieser Stelle kann die Steuerung des hierfür notwendigen Buttons "Zusatzerfassung" erfolgen:

ü 0 - automatische Speicherung
Beim Beenden der Lagerorterfassung wird der Zustand des Buttons benutzerspezifisch gespeichert und beim Öffnen entsprechend dargestellt.

ü 1 - immer aktivieren'
Der Button "Zusatzerfassung" ist beim Öffnen der Lagerorterfassung immer aktiviert.

ü 2 - immer deaktivieren
Der Button "Zusatzerfassung" ist beim Öffnen der Lagerorterfassung immer deaktiviert.

Buttons

Ø Speichern / Übernehmen

Bei Anwahl des Buttons "Speichern / Übernehmen" werden die getätigten Erfassungen gespeichert.

Achtung

Die endgültige Speicherung finden immer über die Tabelle "Erfassen" statt und nicht in der Mehrfacherfassung.

Hinweis

Nach Drücken des Buttons werden die eingegebenen Werte auch im Artikelstamm (Register "Lager", Unterregister "Lagerwerte", Feld "Inventur") angezeigt.

Des Weiteren kann die Inventurerfassung mit Hilfe der Tastenkombination SHIFT + F5 zwischengespeichert werden.

Ø Ende

Durch Anwahl des Buttons "Ende" bzw. der Taste ESC wird die Inventurerfassung geschlossen und alle nicht gespeicherten Eingaben verworfen.

Ø Übernahme Soll => Ist

Mit Hilfe dieses Buttons werden alle Datensätze der Tabelle mit einem editierbaren Erfassungsvorschlag versehen, wobei sich die Inventurmenge über den Sollstand des jeweiligen Artikels ermittelt. Die hierfür benötigten Angaben werden im Fenster Inventur - Übernahme Soll => Ist hinterlegt.

Hinweis

Die Funktion steht bei Nutzung der Option "manuelle Erfassung" nicht zur Verfügung.

Ø Übernahme 0 => Ist

Bei Anwahl dieses Buttons werden alle Datensätze der Tabelle mit einem editierbaren Erfassungsvorschlag versehen, wobei die Inventurmenge 0 lautet. Die hierfür benötigten Angaben werden im Fenster Inventur - Übernahme 0 => Ist hinterlegt.

Hinweis

Handelt es sich um Artikel mit Lagerortstruktur, so werden nur jene Lagerorte auf 0 gesetzt, welche lt. Option "Bestand" bei Anwahl des Buttons "Lagerorte erfassen" sichtbar wären.