In jedem Betrieb werden täglich Angebote an Interessenten gestellt. Doch nicht alle Angebote werden in Aufträge umgewandelt. In der WinLine haben Sie die Möglichkeit eigene Interessentennummernkreise zu vergeben und innerhalb dieser beliebig viele Interessenten, sowohl einkaufs- als auch verkaufsseitig zu verwalten. Die Anlage bzw. warten erfolgt hierbei über den Menüpunkt

1  WinLine FAKT

1  Stammdaten

1  Interessenten

Ob es sich bei dem Interessenten wiederum um einen "Interessenten (Kunden)" oder einen "Anfragelieferanten" handelt wird während der Neuanlage definiert.

Vom Hauptfenster aus kann man zu allen untergeordneten Informationsbereichen weiter verzweigen, wie z.B. den Fakt-Daten oder den Ansprechpartnern. Wenn die Interessentennummer im Feld " Interessentennummer" eingegeben wird, so gibt es mehrere mögliche Szenarien:

ü  Die Interessentennummer ist bereits vorhanden
Es wird der Interessent mit allen entsprechenden Daten angezeigt.

ü  Die Interessentennummer ist noch nicht vorhanden
Es wird die Neuanlage eines Interessenten vorgeschlagen.

ü  Die Interessentennummer ist bereits vorhanden, wird aber von einem anderen Benutzer bearbeitet
Die Audit-Ampel stellt sich auf Rot und es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Wird die Meldung mit "Ja" bestätigt, dann kann eine neue Interessentennummer eingegeben werden. Bei einer Bestätigung von "Nein" erfolgt automatisch eine erneute Abprüfung, ob sich der Datensatz noch in Bearbeitung befindet.

Achtung

Bevor man mit der WinLine Interessentenverwaltung beginnen, müssen in der WinLine START (Optionen - FAKT-Parameter) die Nummernkreise für die Interessenten, sowohl einkaufs- als auch verkaufsseitig festgelegt werden.

Hinweis - Belegerfassung

Im Menüpunkt "Belege erfassen " für jeden Interessenten beliebig viele Angebote/Anfragen erfasst werden. Die Erfassung selber funktioniert wie das gewöhnte Belegerfassen (nähere Informationen finden Sie im Kapitel "Belegerfassen").

Soll das Angebot/die Anfrage zu einem Auftrag/einer Lieferantenbestellung umgewandelt werden, so muss zuerst der Interessenten zu Kunden- bzw. Lieferantenkonten umdefiniert werden.

Hat der Interessent hingegeben einen Debitor / Kreditor als Rechnungsempfänger eingetragen und ist in den FAKT-Parametern definiert, dass das Hauptkonto des Beleges (also der Interessent) die Lieferadresse ist, kann der Beleg auch in den weiteren Belegstufen bearbeitet werden, da die Rechnungsadresse auf den Debitor/Kreditor geht.

Hinweis - Umwandlung

Um einen Interessenten in ein Personenkonto umzuwandeln, ruft man den Interessenten in der "Interessentenverwaltung" auf. Anschließend wird der Button "in Personenkonto umwandeln" ausgewählt, wobei die Wandlung selber mit Hilfe des Fensters Umwandlung zum Personenkonto erfolgt.

Wurde ein Interessent in ein Personenkonto umgewandelt, so steht die Interessentennummer wieder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Die Interessentenverwaltung ist in mehrere Register unterteilt, welche in den nachfolgenden Kapiteln detailliert beschrieben werden:

ü  Register "Stamm"
In dem Register "Stamm" können die Grundstammdaten des Interessenten erfasst werden.

ü  Register "FIBU"
In dem Register "FIBU" des Interessenten werden alle wesentlichen Informationen verwaltet, welche speziell die Finanzbuchhaltung betreffen.

Hinweis

Das Register wird automatisch bei der Umwandlung eines Interessenten in ein neues Personenkonto aufgerufen. Eine manuelle Anwahl des Registers ist nicht möglich.

ü  Register "FAKT"
Im Register "FAKT" der Interessentenverwaltung werden alle wesentlichen Informationen verwaltet, welche speziell die Fakturierung betreffen

ü  Register "Zusatz"
Im Register "Zusatz" können Zusatzfelder und Eigenschaften des Interessenten hinterlegt werden.

ü  Register "Notiz"
In dem Register "Notiz" kann eine Zusatzinformation in Form eines Notizblockes hinterlegt werden.

ü  Register "Ansprechpartner"
Im Register "Ansprechp." werden die Ansprechpartner und die Beziehungen des Interessenten verwaltet.

ü  Register "Verkaufschance"
Im Register "Verkaufschance" werden die Verkaufschance bzw. Projekte und Kampagnen des Interessenten angezeigt und können direkt editiert werden.

Buttons

Ø  Ok

Durch Drücken des Buttons "Ok" bzw. der Taste F5-werden alle durchgeführten Änderungen bzw. Eingaben gespeichert.

Ø  Ende

Bei Anwahl des Buttons "Ende" bzw. der Taste ESC wird das Fenster geschlossen und alle nicht gespeicherten Eingaben verworfen.

Ø  Löschen

Durch Anklicken des Buttons "Löschen" wird der Interessent, sofern keine Bewegungen gespeichert sind (es dürfen keine Belege vorhanden sein), gelöscht.

Ø  Quick CRM

Wenn dieser Button angeklickt wird, kann ein CRM-Fall zu dem gerade geöffneten Interessenten erfasst werden. Voraussetzung dafür ist:

ü  Es muss eine gültige CRM-Lizenz vorhanden sein.

ü  Der Benutzer muss ein CRM-Benutzer sein.

ü  Es müssen entsprechende CRM-Aktionen bzw. CRM-Workflows mit der Kennzeichnung "QUICK CRM" angelegt sein.

Hinweis

Es werden im WinLine Standard 9 CRM-Aktionen (CRM-Gruppe "100") mitgeliefert.

Ø  Aktionen

Durch Anwahl dieses Buttons kann eine Aktion für das Personenkonto ausgeführt werden. Die Art der Aktion wird dabei durch ein Kontextmenü ausgewählt. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

ü  eMail senden
Der Interessenten wird als temporäre Kampagne an das Postausgangsbuch (Versandart "Einzel-Mail") zum Erstellen und Versenden der E-Mail übergeben.

ü  Brief schreiben
Es wird das Postausgangsbuch geöffnet, in dem für den Interessenten ein Serienbrief ausgegeben werden kann.

ü  Fax
Es wird das Postausgangsbuch geöffnet, in dem für den Interessenten ein Serienfax ausgegeben werden kann.

ü  Telefon 1 anrufen
Wird diese Aktion gewählt und ist bei dem Interessenten auch eine Telefonnummer eingetragen, wird - sofern die entsprechenden Voraussetzungen vorhanden sind - die Telefonnummer 1 gewählt.

ü  Mobiltelefon anrufen
Wird diese Aktion gewählt und ist bei dem Interessenten auch eine Telefonnummer eingetragen, wird - sofern die entsprechenden Voraussetzungen vorhanden sind - die Mobiltelefonnummer gewählt.

ü  WWW Adresse aufrufen
Wenn bei dem Interessenten eine Internet-Adresse hinterlegt ist, wird der installierte Browser geöffnet und automatisch die im Datensatz hinterlegte Adresse angesurft.

Hinweis

Werden Aktionen im Register "Ansprechp." ausgeführt, so bezieht sich die gewählte Aktion auf den "aktiven" (bzw. ersten) Ansprechpartner. Im individuellen Fenster für Interessenten gibt es hierfür einen Tabellenbutton.

Ø  Meso-Connect

Durch Anklicken des Buttons "Meso-Connect" wird ein Kontextmenü geöffnet, in dem standardmäßig folgende "Meso-Connect"-Aktionen zur Verfügung stehen:

ü  Mail
An den Interessenten kann mit dieser Aktion ein Mail geschickt werden. Es öffnet sich dazu das Meso-Connect-Mail Fenster indem die Betreffzeile des Mails sowie ein Text angegeben werden kann. Weiter besteht noch die Möglichkeit, ein Attachment anzuhängen. Voraussetzung ist, dass bei dem Interessenten auch eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

ü  Kontakt
Mit dieser Aktion kann ein Abgleich mit den Microsoft-Outlook-Kontakten durchgeführt werden, wobei es 4 unterschiedliche Szenarien geben kann:

ü 1. Der Datensatz ist in Outlook noch nicht vorhanden. In diesem Fall wird der Kontakt neu angelegt.

ü 2. Der Datensatz ist in Outlook bereits vorhanden, in der WinLine wurde eine Änderung durchgeführt. In diesem Fall werden die veränderten Daten an Outlook übergeben.

ü 3. Der Datensatz ist in Outlook bereits vorhanden und wurde dort auch verändert. In diesem Fall werden die veränderten Daten in die WinLine übernommen.

ü 4. Der Datensatz ist in Outlook und in der WinLine bereits vorhanden und wurde auch in beiden bereits verändert. In diesem Fall erfolgt eine Frage, welche der Daten aktualisiert werden sollen.

ü  Excel
Damit wird das Programm Microsoft Excel gestartet und der Interessent wird mit den Spaltenüberschriften übergeben.

ü  Word
Hier wird eine Word-Vorlage aufgerufen, in welche die Daten des Interessenten übergeben werden.

ü  StarCalc
Sofern das Programm StarCalc installiert ist, können die Daten in dieses Programm übergeben werden.

ü  StarWrite
Sofern das Programm StarWrite installiert ist, können die Daten in dieses Programm übergeben werden.

ü  Wizard
Über diesen Eintrag kann der Meso-Connect Wizard aufgerufen werden, mit dem neue Aktionen erstellt bzw. bestehende Aktionen verändert werden können.

Ø  Adresse in der Map anzeigen

Wenn dieser Button angeklickt wird, wird - sofern eine Internetverbindung vorhanden ist - eine Internetseite geöffnet, in welcher der Standort der gewählten Adresse angezeigt wird.

Hinweis

Wenn im Bereich "Mein Standort" die eigene Adresse eingegeben wird, dann kann auch die Route zum Ziel ermittelt und angezeigt werden. Die Speicherung des eigenen Standorts per Cookie ist ebenfalls möglich.

Ø  Geodaten-Abfrage

Mit Hilfe von Geodaten kann der Interessent in der Geo Map des Power Reports dargestellt werden. Durch Anwahl des Buttons "Geodaten-Abfrage" werden hierfür die genauen Geodaten des Interessenten über das Internet ermittelt und abgespeichert. Die Ermittlung findet anhand der folgenden Parameter statt:

ü  Straße

ü  Postleitzahl

ü  Ort

ü  Land

Hinweis

Bei der Anlage eines Interessenten werden automatisch ungenaue Geodaten (durch eine in der WinLine vorhandene Koordinatentabelle) ermittelt und zugewiesen. Die Ermittlung findet anhand der folgenden Parameter statt:

ü  Postleitzahl

ü  Länderkennzeichen

Ø  Interessenteninfo

Durch Anklicken des Buttons "Konteninfo" werden alle Informationen zu diesem Interessenten angezeigt. Wenn zusätzlich zum Anklicken die SHIFT-Taste gedrückt wird, so gelangt man in die Interessenteninformation. Dies ist auch über den Shortcut (SHIFT + ALT + I) möglich.

Ø  Bildersuche

Mit Hilfe dieses Buttons kann ein Bild für den Interessenten gesucht, ausgeschnitten und zugeordnet werden. Hierbei wird zunächst über ein Menü die Quelle des Bilds definiert. Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

ü  Bildersuche
Es wird das Programm "Bildersuche" geöffnet.

ü  Bildersuche - WinLine
Es wird das Programm "Bilder in Datenbanken" geöffnet, über welches eine Grafik ausgewählt werden kann.

ü  Bildersuche - Datenträger
Es wird der Öffnen-Dialog von Windows geöffnet, über welchen eine Grafik ausgewählt werden kann.

Ø  neue Verkaufschance

Mit Hilfe dieses Buttons kann eine neue Verkaufschance angelegt werden. Die aktuelle Interessentennummer wird hierbei automatisch in die Verkaufschance übertragen.

Ø  in Personenkonto umwandeln

Durch Anwahl dieses Buttons kann der aktuelle Interessent in ein bestehendes oder neues Personenkonto gewandelt werden. Die Hinterlegung aller notwendiger Daten erfolgt hierbei in dem Fenster Umwandlung zum Personenkonto.

Hinweis

Handelt es um die Umwandlung in ein neues Personenkonto, so wird vor der endgültigen Wandlung das Register FIBU der Interessentenverwaltung automatisch aufgerufen. Durch eine weitere Speicherung der Daten per Button "Ok" bzw. der Taste F5 wird dann endgültig umgewandelt.

Ø  Editieren

Wird der Button "Editieren" vor Anwahl des Buttons "in Personenkonto umwandeln" gedrückt und handelt es sich um die Umwandlung in ein bestehendes Personenkonto, so wird nach der Hinterlegung aller notwendigen Daten im FensterUmwandlung zum Personenkonto (d.h. bei Anwahl des Buttons "Ok") das entsprechende Personenkonto automatisch zum Editieren geöffnet.

Hinweis

Die Anwahl des Buttons wird benutzerspezifisch gespeichert.

Ø  Formular

Über die Auswahlbox "Formular" kann gewählt werden, in welcher Form der Stammdatensatz bearbeitet werden soll. Wenn die Option "0 - Allgemein" gewählt wird, dann wird wieder in die "Normalansicht" mit allen Eingabefeldern zurückgeschalten.

Hinweis

Die Definition der Formulare für die individuelle Gestaltung erfolgt im Programm WinLine START über den Menüpunkt "Vorlagen - Vorlagen Anlage - Individuelle Formulare".

Ø  VCR-Buttons

Über die so genannten VCR-Buttons, welche in jedem Register zur Verfügung stehen, kann durch Mausklick zwischen den Datensätzen geblättert werden.

ü        Damit kann der erste Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der vorherige Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der nächste Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der letzte Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit wird die nächste freie Nummer für die Neuanlage gesucht (nur im Register "Stamm").