Wird einem Deckblatt der Status "Freigeben" verliehen, dann ist ab diesem Zeitpunkt das Deckblatt für alle zugewiesenen Autoren und Leser sichtbar.
Bei jeder Statusänderung die unter "weiteren Aktion" gesetzt wird, kann auch eine Notiz hinzugefügt werden. Diese Notiz ist dann in der Historienansicht ersichtlich.
Um zugewiesene Benutzer von der Freigabe zu informieren, kann ein Infomail versandt werden. Dazu muss der Button "Freigabe Email senden" gedrückt werden, der angezeigt wird, sobald der Status "Freigegeben" vergeben wurde. Nähere Informationen dazu gibt es im nachfolgenden Kapitel E-Mail Benachrichtigungen.