Die Buchungsarten können frei definiert werden (z.B. ist ein Anwender jahrelang gewohnt gewesen, Ausgangsrechnungen mit dem Schlüssel "AR" zu buchen - dann kann die Buchungsart AR angelegt werden - die intern natürlich wiederum auf den Buchungsschlüssel DF zugreift. Damit ist gewährleistet, dass alles geprüft und durchgeführt wird, was beim Buchen einer AR (oder DF) erforderlich ist (also z.B. dass im Soll der Debitor eingegeben werden muss, dass eine OP erstellt wird…). Um Buchungsabläufe zu automatisieren (z. B. Verbuchung von Anzahlungsrechnungen) können Buchungsarten für die Verwendung von Mikrostapeln vorbelegt werden. In einem Mikrostapel können mit einer eigenen Buchungsart mehrere Buchungszeilen mit hinterlegten Konten, Texten, Berechnungen usw. abgespeichert werden.

Im Menüpunkt

1  Stammdaten

1  Buchungsarten

haben Sie die Möglichkeit, firmenindividuelle Buchungsarten zu hinterlegen.

Die Anlage von unternehmensindividuellen weiteren Buchungsarten kann die Erfassung von Geschäftsfällen weitgehend erleichtern und beschleunigen (z.B. schnelle Kostenerfassung).

Folgende Buchungsarten sind im mitgelieferten Auslieferdatenstand enthalten:

Die Standard-Buchungsarten:

Buchungsarten können bis zu vier Stellen lang sein.

Folgende Eingabe-Felder stehen Ihnen beim Anlegen bzw. Bearbeiten einer Buchungsart zur Verfügung:

Buchungscode

Ø  BA-Buchungsart

4stellig, alphanumerisch. Kennung der Buchungsart. Die Buchungsart wird bei der Erfassung von Geschäftsfällen durch Eingabe der Kennung Buchungsart aufgerufen.

Ø  Bezeichnung

15stellig, alphanumerisch. Name der Buchungsart. Die Bezeichnung wird bei Aufruf der Buchungsart am Bildschirm angezeigt.

Ø  Inaktiv

Eine Buchungsart auf Inaktiv zu setzen hat lediglich die Auswirkung, dass sie beim Reorganisieren gelöscht werden kann, wenn noch keine Buchung im Journal oder in einem Stapel vorhanden ist. (Dasselbe kann aber auch mit dem Button "Löschen" im Fenster "Buchungsarten" erreicht werden.) Nähere Informationen zum Reorganisieren entnehmen Sie bitte dem WinLine START-Handbuch.

Ø  Berechtigung

Für jede Buchungsart kann ein Berechtigungsprofil vergeben werden. Wenn der Anwender eine Buchungsart aufruft, wird geprüft, ob der Anwender einer Benutzergruppe zugeordnet wurde, welche in dem jeweiligen Profil enthalten ist und ob somit eine Bearbeitung erlaubt wäre (nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem WinLine ADMIN - Handbuch).

Hinweis

Benutzern des Typs "Administrator" oder mit der Administratorenberechtigung "Benutzeradministrator" steht in der Auswahlbox der Punkt ">> Neues Profil" zur Verfügung. Über die Anwahl dieses Eintrags kann in der Folge ein neues Berechtigungsprofil angelegt werden.

Ø  Mikrostapel

Diese Checkbox wird automatisch gesetzt, wenn es sich um einen Mikrostapel handelt.

Über den Mikrostapel ist es nicht nur möglich, bestimmte Vorbelegungen oder Regeln für die einzelnen Eingabefelder der Buchungszeile zu erstellen, sondern es können Folgebuchungen innerhalb des Mikrostapels angesprochen und abgearbeitet werden, wobei im Betragsfeld der einzelnen Buchungszeilen Bezug auf die "Hauptbuchung" genommen werden kann. Für ganz "ausgefallene" bzw. anspruchsvolle Berechnungen kann der Betrag der Buchung auch über eine VBScript-Formel errechnet werden.

Ø  Schnelle Kostenerfassung in Buchen (Dialog-Stapel):

Aktiv:

Das Schnellerfassungsfenster öffnet sich automatisch sofort nach Eingabe des mit einer Kostenart verknüpften Buchungskontos (die Verknüpfung wird hergestellt, indem im Kontenstamm im Feld Kostenart eine Kostenart eingetragen wird). Im Schnellerfassungsfenster kann pro Buchungszeile nur eine Kostenart, eine Kostenstelle und ein Kostenträger angesprochen werden.

Inaktiv:

Die Kostenaufteilungs-Tabelle öffnet sich automatisch nach Absetzen der FIBU-Journalzeile.

Bei Splitbuchungen sollte die Kostenerfassung nicht über die Kostenschnellerfassung erfolgen.

Ø  OP-Text

Hier kann ein max. 10stelliger Text eingegeben werden, der das Feld OP-Text in der OP-Verwaltung vorbelegt.

Ø  OP-Zusatzfeld-Nr.

Hier kann eine der dreißig Zusatzfeldnummern aus dem Debitorenstamm eingegeben werden. Diese Information wird dann ebenfalls in das Feld "OP-Text" des Offenen Posten-Satzes gestellt.

Achtung

Die Felder OP-Text und OP-Zusatzfeld-Nr. funktionieren nur gemeinsam. D.h. damit der OP-Text übernommen wird, muss eine Zusatzfeld-Nr. eingetragen werden und umgekehrt.

Ø  FW-Kurs

Hier kann eine der sechs verschiedenen Fremdwährungskurse hinterlegt werden, der bei dieser Buchungsart verwendet werden soll.

Ø  Nummernkreis

Auswahl ob bzw. welcher Nummernkreis pro Buchungsart verwendet werden soll.

Ø  Buchungsetiketten drucken

Ist diese Checkbox aktiviert, so wird beim Absetzen einer Buchung (in den Buchungsfenstern) automatisch ein Buchungsetikett gedruckt. Standardmäßig ist das Formular für diese Buchungsetiketten so definiert, dass 1 Etikett (1 Buchung) pro Seite gedruckt wird (dieses Formular kann jedoch selbst gestaltet werden).

Ø  Sachkonten-OP-Referenznr. mit Batchnummer vorbelegen

Wird diese Checkbox aktiviert, wird im Dialog-Stapel-Buchen bei Verwendung der Buchungsart die Batchnummer als Referenznummer für Sachkonten-OPs vorgeschlagen. Diese Referenznummer wird für alle Buchungen des Mikrostapels vorgeschlagen. Wird im Buchen keine Batchnummer eingetragen, bleibt die vorgeschlagene Referenznummer leer und muss manuell eingetragen werden.

Ø  Buchungskreis

Jeder Buchungsart kann ein Buchungskreis zugeordnet werden. Der Buchungskreis wird dann automatisch beim Buchen vorgeschlagen. In der Auswahllistbox werden nur jene Buchungskreise angezeigt, für die der Benutzer die Berechtigung hat.

Vorbelegung

Um Buchungsarten mit einer Vorbelegung anzulegen, muss die Buchungsart im Fenster Buchungscode angewählt werden.

Ø  Buch.Nr.

Die Nummerierung innerhalb der Vorbelegungszeilen wird vom System vorgeschlagen. Pro Buchungsart kann eine Vorbelegungszeile gespeichert werden.

Hinweis bei Anlage eines Mikrostapels: Nach einer Splitbuchung kann eine neue Buchung begonnen werden, in dem in einer neuen Zeile im Feld Buchungsnummer die +-Taste betätigt wird.

Ø  Buchungsart

Bei mitgelieferten Buchungsarten aus dem Auslieferdatenstand wird die Buchungsart vorgeschlagen. Bei neu definierten Buchungsarten wählen Sie aus der Auswahlbox den gewünschten Buchungsschlüssel als Vorbelegung. Der Buchungsschlüssel (Buchungsart) steuert, welche Datengebiete durch die Buchung verändert werden, und bildet die Basis für die neue Buchungsart. Möglich sind:

B          Sachbuchung ohne Offene Posten

DF        Debitoren-Faktura = Sachbuchung + Debitoren-OP-Buchung

DZ        Debitoren-Zahlung = Sachbuchung + Debitoren-OP-Buchung

KF        Kreditoren-Faktura = Sachbuchung + Kreditoren-OP-Buchung

KZ        Kreditoren-Zahlung= Sachbuchung + Kreditoren-OP-Buchung

EB        Eröffnungsbuchung (Unterdrückung der Steuer-Berechnung, wird auf Auswertungen gesondert in             Periode 0 als 13. Periode ausgewiesen)

AB        Abschlussbuchung (in 13. Periode - Unterdrückung der Steuerberechnung, wird auf Auswertungen

            gesondert als eigene Periode gerechnet.

In den folgenden Feldern stehen Ihnen weitere Auswahlboxen zur Verfügung:

Ø  DATUM

Ø  Vorbesetzung

ü  E - Eingabe
Während des Buchungsvorganges können alle Felder manuell bebucht werden.

ü  V - Vorbelegung
Mit der Einstellung Vorbelegung wird das Eingabefeld für die Eingabe aktiv.

ü  T - Tagesdatum
Das Systemdatum wird während des Buchungsvorgangs vorgeschlagen.

ü  Z - Vorzeile

Mit dieser Option werden die Angaben aus der Vorzeile übernommen (Standardeinstellung)

Ø  sperren

ü  E - Editierbar
Sie können ein Datum im Eingabefeld als Buchungsvorschlag hinterlegen. Falls gewünscht, kann es aber während des Buchens noch editiert werden.

ü  S - Sperre
Ein Datum kann fix im Eingabefeld hinterlegt werden. Während des Buchens ist dieses nicht mehr veränderbar.

Ø  Eingabe

TT-MM-JJJJ

Wenn in der Buchungsart ein Datum hinterlegt wird, wird beim Erfassen einer Buchungszeile mit dieser Buchungsart automatisch dieses Datum vorgeschlagen.

Ø  Archivschlagwort Datum

Bei Verwendung des Archivs kann über die Buchungsart bereits eine Beschlagwortung von Dokumenten hinterlegt werden.

Als "Archivschlagwort Datum" kann aus der Auswahllistbox ein Datumsschlagwort gewählt werden, mit dem jenes Dokument beschlagwortet wird, dass in der Buchungszeile angeführt wird.

Diese Beschlagwortung, bzw. das Hinterlegen eines Dokumentes in der Buchungszeile ist nur im Menüpunkt "Buchen/Dialog-Stapel" möglich!

Ø  SOLL- / HABENKONTO

Ø  Vorbesetzung

ü  E - Eingabe
Während des Buchungsvorganges können alle Felder manuell bebucht werden.

ü  V - Vorbelegung
Mit der Einstellung Vorbelegung wird das Eingabefeld für die Eingabe aktiv.

ü  Z - Vorzeile

Mit dieser Option werden die Angaben aus der Vorzeile übernommen (Standardeinstellung)

Ø  sperren

ü  E - Editierbar
Sie können ein Konto im Eingabefeld als Buchungsvorschlag hinterlegen. Falls gewünscht, kann es aber während des Buchens noch editiert werden.

ü  S - Sperre
Ein Konto kann fix im Eingabefeld hinterlegt werden. Während des Buchens ist dieses nicht mehr veränderbar ist.

Ø  Eingabe

Eine Kontonummer kann manuell eingegeben werden oder über den Kontenmatchcode (F9 oder Lupe) gesucht werden.

ü  Soll-Konto:
Wenn in der Buchungsart ein Soll-Konto hinterlegt wird, wird beim Erfassen einer Buchungszeile mit dieser Buchungsart automatisch dieses Konto vorgeschlagen.

ü  Haben-Konto:
Wenn in der Buchungsart ein Haben-Konto hinterlegt wird, wird beim Erfassen einer Buchungszeile mit dieser Buchungsart automatisch dieses Konto vorgeschlagen.

Ø  Archiv Soll / Archiv Haben

Bei Verwendung des Archivs kann über die Buchungsart bereits eine Beschlagwortung von Dokumenten hinterlegt werden.

Als Archivschlagwort "Soll" oder "Haben" kann aus der Auswahllistbox ein Schlagwort gewählt werden, mit dem jenes Dokument beschlagwortet wird, dass in der Buchungszeile angeführt wird.

Diese Beschlagwortung, bzw. das Hinterlegen eines Dokumentes in der Buchungszeile ist nur im Menüpunkt "Buchen/Dialog-Stapel" möglich!

Ø  BELEGNR.

Ø  Vorbesetzung

ü  E - Eingabe
Während des Buchungsvorganges können alle Felder manuell bebucht werden.

ü  V - Vorbelegung
Mit der Einstellung Vorbelegung wird das Eingabefeld für die Eingabe aktiv.

ü  Z - Vorzeile

Mit dieser Option werden die Angaben aus der Vorzeile übernommen (Standardeinstellung)

Ø  sperren

ü  E - Editierbar
Sie können eine Belegnr. im Eingabefeld als Buchungsvorschlag hinterlegen. Falls gewünscht, kann diese aber während des Buchens noch editiert werden.

ü  S - Sperre
Eine Belegnr. kann fix im Eingabefeld hinterlegt werden. Während des Buchens ist diese nicht mehr veränderbar.

Ø  Eingabe

Belegnummer: Hier kann eine Belegnummer vorgesetzt werden, die dann beim Erfassen einer Buchungszeile mit dieser Buchungsart, automatisch vorgeschlagen wird, und die dann durch Drücken der +-Taste um 1 erhöht werden kann.

Ø  Archiv Belegnummer

Bei Verwendung des Archivs kann über die Buchungsart bereits eine Beschlagwortung von Dokumenten hinterlegt werden.

Als Archivschlagwort "Belegnummer" kann aus der Auswahllistbox ein Schlagwort gewählt werden (z.B. 022-Fakturennummer), mit dem jenes Dokument beschlagwortet wird, dass in der Buchungszeile angeführt wird.

Diese Beschlagwortung, bzw. das Hinterlegen eines Dokumentes in der Buchungszeile ist nur im Menüpunkt "Buchen/Dialog-Stapel" möglich!

Ø  TEXT

Ø  Vorbesetzung

ü  E - Eingabe
Während des Buchungsvorganges können alle Felder manuell bebucht werden.

ü  V - Vorbelegung
Mit der Einstellung Vorbelegung wird das Eingabefeld für die Eingabe aktiv.

Hier steht die Möglichkeit zur Verfügung, den Buchungstext mit der Kontenbezeichnung vorzubelegen. Dazu muss der Platzhalter #NAMSOLL bzw. #NAMHABEN als Vorbelegung des Buchungstextes (bzw. eines Teiles davon) hier eingetragen werden.

ü  Z - Vorzeile

Mit dieser Option werden die Angaben aus der Vorzeile übernommen (Standardeinstellung)

Ø  sperren

ü  E - Editierbar
Sie können einen Text im Eingabefeld als Buchungsvorschlag hinterlegen. Falls gewünscht, kann dieser aber während des Buchens noch editiert werden.

ü  S - Sperre
Ein Text kann fix im Eingabefeld hinterlegt werden. Während des Buchens ist dieser nicht mehr veränderbar.

Ø  Eingabe

20stellig, alphanumerisch

Ø  Archiv Buchungstext

Bei Verwendung des Archivs kann über die Buchungsart bereits eine Beschlagwortung von Dokumenten hinterlegt werden.

Als Archivschlagwort "Buchungstext" kann aus der Auswahllistbox ein Schlagwort gewählt werden, mit dem jenes Dokument beschlagwortet wird, das in der Buchungszeile angeführt wird.

Diese Beschlagwortung, bzw. das Hinterlegen eines Dokumentes in der Buchungszeile ist nur im Menüpunkt "Buchen/Dialog-Stapel" möglich!

Ø  BRUTTO / NETTO / FW Brutto / FW Netto

Ø  Vorbesetzung

ü  E - Eingabe
Während des Buchungsvorganges können alle Felder manuell bebucht werden.

ü  V - Vorbelegung
Mit der Einstellung Vorbelegung wird das Eingabefeld für die Eingabe aktiv.

ü  Z - Vorzeile

Mit dieser Option werden die Angaben aus der Vorzeile übernommen (Standardeinstellung)

Ø  sperren

ü  E - Editierbar
Sie können B/N/F. im Eingabefeld als Buchungsvorschlag hinterlegen. Falls gewünscht, kann dies aber während des Buchens noch editiert werden.

ü  S - Sperre
Eine Art der Betragserfassung kann fix im Eingabefeld hinterlegt werden. Während des Buchens ist diese nicht mehr veränderbar.

Ø  Eingabe

ü  B -> Bruttobetrag (=Betrag inkl. MWSt.):
Der im Betragsfeld erfasste Betrag wird als Bruttobetrag verarbeitet.

ü  N -> Nettobetrag (=Betrag exkl. MWSt.):
Der im Betragsfeld erfasste Betrag wird als Nettobetrag verarbeitet.

ü  FB -> Fremdwährung Bruttobetrag:
Es geht das Fremdwährungsfenster auf, in dem der Fremdwährungsbetrag als Bruttobetrag (d.h. inkl. MWSt.) eingegeben werden kann.

ü  FN -> Fremdwährung Netto:
Es geht das Fremdwährungsfenster auf, in dem der Fremdwährungsbetrag als Nettobetrag (d.h. exkl. MWSt.) eingegeben werden kann.

Ø  BETRAG

Hier kann - ab der zweiten Zeile im Mikrostapel - der Betrag mittels verschiedener Anweisungen aufgrund der Betragseingabe in der ersten Zeile des Mikrostapels errechnet werden. Die Möglichkeiten sind:

ü  E -> Eingabe
Der Betrag kann manuell eingegeben werden

ü  B -> Bruttobetrag
Es wird der Bruttobetrag der ersten Zeile des Stapels vorgeschlagen

ü  N -> Nettobetrag
Es wird der Nettobetrag der ersten Zeile des Stapels vorgeschlagen

ü  S -> Steuerbetrag
Es wird der Steuerbetrag des Stapels vorgeschlagen

ü  R -> Betrag rechnen
Der Betrag kann aus dem Betrag der ersten Zeile des Stapels errechnet werden. Mit dem Symbol "B" kann der Betrag abgerufen werden - und mit beliebigen Rechenoperationen weiterbearbeitet werden. Z.B. wenn 20% des Bruttobetrages eingestellt werden sollen, würde die Formel lauten:
"B*0.20"

ü  F -> Formel
Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem eine VB-Script-Formel eingegeben werden kann, mit der der Betrag beliebig errechnet werden kann.

Für die Berechnungen in der Formel stehen - zusätzlich zu den VB-Script-Befehlen - noch folgende Funktionen zur Verfügung:

Ø  Archiv Betrag

Bei Verwendung des Archivs kann über die Buchungsart bereits eine Beschlagwortung von Dokumenten hinterlegt werden.

Als Archivschlagwort "Betrag" kann aus der Auswahllistbox ein Schlagwort (hier stehen nur "Betrags-Schlagwörter" zur Verfügung) gewählt werden, mit dem jenes Dokument beschlagwortet wird, dass in der Buchungszeile angeführt wird.

Ø  Steuerbetrag

Für jede Buchungsart bzw. für jede Zeile eines Mikrostapels kann festgelegt werden, ob der Steuerbetrag

- gerechnet werden soll,

- dem Buchungsbetrag entsprechen soll (für direkte Buchungen auf ein Steuerkonto)

- auf 0 gesetzt werden soll oder

- keine Steuer gebucht werden soll.

Diese Option steht für Standardbuchungsarten nicht zur Verfügung, kann also nur bei selbst definierten Buchungsarten gesetzt werden. Weiters kann sie nur für Zeilen mit Buchungsart "B" bzw. für Splitzeilen von anderen Buchungsarten verwendet werden.

Wird eine andere Option als "Steuerbetrag rechnen" gewählt, wird automatisch die BNF-Comboauswahl mit "Brutto" vorbelegt und kann danach nicht mehr geändert werden.

Wird die Option "Steuerbetrag = Buchungsbetrag" gewählt, so wird für jede Buchung mit Steuer (unabhängig davon, ob es sich um eine Erwerbsteuerzeile, eine teilweise nicht abziehbare Zeile, eine 0%-Zeile, usw. handelt) der gesamte Buchungsbetrag in das Feld Steuerbetrag übernommen.

Ø  Skonto Vorbelegung

Beim Buchen einer DZ oder KZ mit Skonto gibt es die Möglichkeit, die Skontobeträge zu editieren. Dabei können bestimmte Voreinstellungen getroffen werden, die auch als eine Vorbelegung gespeichert werden kann (Details dazu siehe Kapitel Skonto editieren). In der Buchungsart kann nun - abhängig vom Buchungsschlüssel - diese Vorbelegung fix hinterlegt werden. Wird mit dieser Buchungsart eine Zahlung mit Skonto erfasst, dann werden diese Voreinstellungen automatisch geladen und zur Anwendung gebracht.

Buttons Tabellenbereich "Buchungsarten"

Mit den Buttons können verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung aller vorhandenen Buttons:

Ø  OK

Mit dem OK-Button werden neu angelegte Buchungsarten gespeichert.

Ø  Ende

Damit wird das Fenster geschlossen. Wurde bereits eine Buchungsart angelegt aber noch nicht gespeichert, erhalten Sie folgenden Warnhinweis vor Schließung des Fensters.

Ø  Liste Bildschirm

Es kann eine Übersichtsliste der angelegten Buchungsarten mit den entsprechenden Vorbelegungen auf den Bildschirm ausgegeben werden.

Ø  Liste Drucker

Es kann eine Übersichtsliste der angelegten Buchungsarten mit den entsprechenden Vorbelegungen auf den Drucker ausgegeben werden.

Ø  Neu

Durch Anklicken des Neu-Buttons kann eine Zeile zur Neuanlage einer firmenindividuellen Buchungsart im Bereich des Buchungscodes aktiviert werden. Zusätzlich ist ein entsprechender Buchungsschlüssel in der Vorbelegung zu hinterlegen.

Ø  Löschen

Mit dem Löschen-Button können firmenindividuell angelegte Buchungsarten komplett gelöscht werden.

Die Standard-Buchungsarten (siehe Tabelle oben) können nicht gelöscht werden.

Ø  Tabelleneinstellungen speichern

Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.

Ø  Gesamteinstellungen speichern

Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.

Tabellenbuttons "Vorbelegung"

Ø  Entfernen

Mit diesem Button können Sie in der Tabelle Vorbelegung eine einzelne Zeile wieder löschen.

Ø  Löschen

Dieser Button bewirkt, dass alle weiteren Zeilen in der Tabelle Vorbelegung bis auf die oberste Zeile gelöscht werden.

Ø  Formel

Hier können Sie eigene Formeln mittels VB-Skript hinterlegen.

Ø  Tabelleneinstellungen speichern

Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.

Ø  Gesamteinstellungen speichern

Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.