Als Offene Posten-Buchhaltung wird das Erfassen und Verwalten von Fakturen und Zahlungen bei Kunden- u. Lieferantenkonten bezeichnet.

Das Buchen mit Offenen Posten erweitert die Funktionen der Sachbuchhaltung. Neben den in der Sachbuchhaltung erforderlichen Informationen werden folgende Zusatzdaten erfasst:

Ø  Fakturen-Nummer

Ø  Fakturen-Datum

Ø  Konditionen

Ø  bis zu 3 Bemessungsgrundlagen mit entsprechenden Steuersätzen

Ø  Zahlung

Ø  Zahlungsdaten

Ø  Skontoausnutzung

Offene Posten (= Fakturen) und Zahlungen werden bei der Buchung von Personenkonten verarbeitet. Personenkonten sind Konten, die in der Stammdatenanlage mit dem Kontenkennzeichen Debitor oder Kreditor angelegt wurden.

Personenkonten enthalten neben den Sachkonteninformationen (z.B. Kontoblatt) auch Offene Posten-Informationen - das sind detaillierte Aufstellungen über Fakturen, Zahlungen, Konditionen, etc. Personenkonten sind in WinLine FIBU Hauptbuchkonten. D.h. wird ein Personenkonto bebucht, sind die gebuchten Beträge sofort in allen Summen von WinLine FIBU enthalten und werden in der Offenen Posten-Buchhaltung gespeichert.

In der Sachbuchhaltung sind daher keinerlei Umbuchungen von Nebenbüchern in Hauptbücher erforderlich.

Voraussetzung des Buchens mit Offenen Posten

Die Buchungsart steuert, ob neben Sachbuchhaltungs-Daten auch Informationen für Fakturen bzw. Zahlungen verarbeitet werden sollen. Folgende Buchungsarten ermöglichen die Verarbeitung von Fakturen und Zahlungen:

ü  DF: Debitoren-Faktura

ü  DZ: Debitoren-Zahlung

ü  KF: Kreditoren-Faktura

ü  KZ: Kreditoren-Zahlung

Die Buchungsart KF (bzw. DF) bewirkt, dass nach Abschluss der Sachbuchungszeile die Datenfelder für die Eintragung der Fakturen-Daten automatisch im Hintergrund gebildet werden. Durch Drücken der TAB-Taste gelangt man in die Fakturen-Tabelle, in der folgende Änderungen durchgeführt werden können.

Ø  Faktura

Fakturen-Nummer. Max. 20stellige Eingabe, es dürfen keine Sonderzeichen wie ' oder % verwendet werden. Die Belegnummer der Sachbuchhaltungszeile wird als Fakturennummer vorgeschlagen.

Die erste Stelle muss numerisch und ungleich Null sein, danach können Buchstaben verwendet werden. Sollte die Fakturennummer für den angesprochenen Kunden / Lieferanten schon vergeben sein, wird sie mit dem Hinweis "Fakturen-Nr bereits vorhanden" abgewiesen.

Ø  FW

Wurde die Buchung in Fremdwährung erfasst, wird hier der verwendete Fremdwährungscode angezeigt. Dieser kann nicht verändert werden.

Ø  Betrag

Der Bruttobetrag der Sachbuchungszeile wird in das Feld Betrag übernommen und vorgeschlagen. Im Normalfall wird der Betrag durch Drücken der RETURN-Taste bestätigt. Der Betrag kann manuell korrigiert und auf mehrere Fakturen aufgeteilt werden.

Durch Drücken der F9-Taste oder Anklicken des -Buttons wird das Umrechnungsfenster geöffnet, in dem der Betrag auf Basis der im Mandantenstamm hinterlegten Landeswährungen (z. B. CHF und EURO) sowohl in Landeswährung 1 als auch in Landeswährung 2 eingegeben werden kann. Zum Buchen wird dann der Betrag in Landeswährung 1 verwendet.

Ø  Datum

Valuta-Datum: Das Datum der Sachbuchungszeile wird vorgeschlagen und kann manuell korrigiert werden. Das Fakturendatum wird für die Berechnung der Konditionen (Skontotage, Nettotage) herangezogen. Weicht das Fakturendatum von dem Buchungsdatum ab, wird das vorgeschlagene Datum in der Offenen Posten-Zeile überschrieben.

Ø  Text

Eingabe eines OP-Textes. Standardmäßig wird der Buchungstext übernommen. Der Text kann editiert werden. Durch Drücken der F9-Taste wird das Fenster "Fakturen-Notiz" geöffnet, in dem ein beliebig langer Text zu dieser Faktura eingegeben werden kann. Standardmäßig wird die Buchungsnotiz aus der Sachbuchungszeile übernommen.

Datum und Konditionen

Datum und Konditionen legen den Zeitpunkt fest, zu dem

1. Die Faktura in die Zahlungsvorschlagsliste übernommen wird.

2. Die Faktura in den Mahnlauf einbezogen wird.

3. Ob für die Faktura bei der Zahlungsbuchung Skontobeträge automatisch vorgeschlagen werden.

Ø  Zahlungskonditionen

Die Konditionen werden vom Debitoren- bzw. Kreditorenstamm übernommen und vorgeschlagen:

Sk.frist 1: Skontotage 1

Skonto 1 %

Sk.frist 2: Skontotage 2

Skonto 2 %

Nettotage

Hinweis

Ist in den FIBU-Parametern die Einstellung "Eingabe von Fälligkeits- und Skontodatum anstelle der Netto- und Skontotage" aktiviert, so stehen die Felder

ü  Fälligkeitsdatum anstelle der Nettotage

ü  Skontodatum1 anstelle der Skontotage1

ü  Skontodatum2 anstelle der Skontotage2

zur Verfügung.

Ø  OP-Kennzeichen

Das Zahlungskennzeichen wird aus dem Personenkontenstamm vorgeschlagen (Zahlungskennz. in FIBU-Fenster) und kann in der Faktura übersteuert werden. Im Zahlungsverkehr kann der Zahlungsvorschlag nach diesem Kennzeichen selektiert werden (z.B. Fakturen, die mit Scheck gezahlt werden sollen, von einer bestimmten Hausbank überwiesen werden sollen, etc.).

Ø  Kostentr.

Das Feld Kostenträger wird nur von WinLine FAKT verwendet: Wenn ein Auftrag mit Anzahlung gedruckt wird, wird der Kostenträger als Kennzeichen für die nachfolgende Faktura verwendet - dadurch kann festgestellt werden, welche Anzahlungen es zu welcher Faktura bereits gegeben hat. Der von WinLine FAKT übergebene Kostenträger kann bei Bedarf überschrieben werden (ist nicht zu empfehlen).

Ø  Projektnummer

Hier kann die Projektnummer eingegeben werden, also jede Projektnummer eines Kunden- oder Serviceprojektes. Nicht angelegte Projektnummern und Kampagnen sind nicht zulässig.

Ø  Umsatzsteuerkennzeichen/Umsatzsteuerprozentsatz

In jede Faktura wird auch der Steuersatz des Gegenkontos der Sachbuchungszeile sowie bis zu 3 Bemessungsgrundlagen und die dazugehörigen Steuerzeilen im Unternehmensstamm gespeichert. Diese Information wird zur Bildung des Skontobuchungssatzes bei der Zahlung der Faktura herangezogen.

Die Steuerzeilen können hier nicht editiert werden und die Bemessungen nur dann, wenn eine Steuerzeile vorhanden ist (ist nur eine Steuerzeile in der OP gespeichert, können Bemessung 2 und 3 nicht editiert werden.)

Die Summe der Bemessungen darf nicht größer sein als der Fakturenbetrag, kann allerdings kleiner sein. Dies kann vorkommen, wenn z.B. in der FAKT eine Skontosperre gesetzt ist.

Durch Drücken der F3-Taste im Bemessungs-Feld wird der Betrag vorgeschlagen, der zur vollständigen Aufteilung des Fakturenbetrags nötig ist.

Beispiel

Die Faktura wurde auf ein Konto mit der Unternehmensstammzeile 2, welche mit 16 % (20 %) USt angelegt wurde, gebucht, dann wird die Skontoaufwandsbuchung bei Zahlung der Faktura automatisch auf das Skontoaufwandskonto mit dem USt-Schlüssel U16 (U 20) gebucht.

Ø  Bankverbindung / Bankverbindung suchen

Wird eine Faktura erfasst, so wird die Standardbankverbindung aus dem Personenkontenstamm in den OP geschrieben. Über den Button Bankverbindung suchen  kann dem OP eine andere Bankverbindung aus dem jeweiligen Personenkontenstamm hinterlegt werden.

Buchen eines Mikrostapels

Wird eine vorher definierte Buchungsart im Feld Buchungsart des Buchungsfensters eingetragen, erhalten Sie sofort alle vorbelegten Buchungszeilen, hinterlegte Konten usw. im Buchungsfenster. Das Feld "OP-Nummer" steht jetzt zur Verfügung. Abhängig von der Einstellung in den FIBU-Parametern wird das Feld angezeigt oder nicht. Wird das Feld "OP-Nummer" angezeigt, ist es auch editierbar. Durch die einmalige Buchungsbestätigung mit F5 können Sie im Buchungsfenster noch weitere Buchungszeilen hinzufügen. Durch eine zweite Bestätigung mit F5 wird der gesamte Buchungsbeleg abgeschlossen.