Es ist möglich einem neuen Archiveintrag bereits eine individuelle Beschlagwortung mitzugeben. Hierzu muss eine eigene INI-Datei, XML-Datei oder TXT-Datei angelegt werden, welche einen bestimmten Aufbau hat und denselben Namen trägt (inklusive der Dateierweiterung) wie die zu archivierende Datei. Der Dateiaufbau muss folgendermaßen gestaltet sein:

[Archiv]

001=230A001

003=20.11.2009

086=5

Achtung

Bei dem Import selber wird immer nur das eigentliche Archivdokument an die WinLine (z.B. per Drag & Drop) übergeben, aber nicht die INI-Datei, XML-Datei bzw. TXT-Datei.

Hinweis

001, 003 bzw. 086 steht für die Schlagwort-Nummer. Diese Nummern können z.B. im WinLine ADMIN über den Menüpunkt…

1  Archiv

1  Beschlagwortung

1  Schlagwörter

… ermittelt werden. Die Werte nach dem = stehen für die eigentlichen Schlagworteinträge.

Beispiel

Die Rechnung "RG2020-125.PDF" soll automatisch mit den Schlagwörtern "Kundennummer = 230A001" und Fakturennummer = RG2020-125" versehen werden. Hierzu wird eine INI-Datei mit dem Namen "RG2020-125.PDF.INI" erstellt. In der Datei steht folgender Inhalt:

[Archiv]

001=230A001

022=RG2020-125

Achtung

Wenn Archiveinträge mit der Funktion "schneller Export" aus dem Archiv exportiert wurden, dann wird pro exportierter Datei ebenfalls eine Beschlagwortungsdatei angelegt. Diese Datei kann - abhängig von den Einstellungen des Archivexports - eine Text-Datei oder eine XML-Datei sein. In beiden Dateien sind die im Archiv enthaltenen Schlagwörter enthalten. Wird nun so eine Datei (z.B. 1792_P02W44.300M.11.1510.SPL), für die es eine entsprechende Beschlagwortungsdatei (1792_P02W44.300M.11.1510.SPL.XML oder 1792_P02W44.300M.11.1510.SPL.TXT) gibt via Drag & Drop in das Archiv gezogen (nur die Archiv-Datei selbst), dann werden aus der Datei die entsprechenden Schlagwörter übernommen.