Mit der Beschlagwortung kann definiert werden, welche Datenbereiche eines zu archivierenden Dokumentes zu Suchbegriffen gewandelt werden sollen. Dabei gibt es zwei Varianten:

ü  Die "manuelle" Beschlagwortung
Nach der Auswahl eines Formulars wird durch Zuweisung von Variablen zu Schlagwörtern die Beschlagwortung / Verknüpfung gebildet. Dieser Vorgang kann bereits vor der ersten Druckausgabe in der WinLine erfolgen und findet im Menüpunkt Beschlagwortung statt.

ü  Die Beschlagwortung "mittels Formular"
Es muss zuerst ein Formular dem WinLine Archiv hinzugefügt werden, wobei keine Archivanalyse stattgefunden haben darf. Anschließend wird der Inhalt des Formulars am Bildschirm ausgegeben und durch Anwahl von Informationen eine Verknüpfung zu Schlagwörter hergestellt. Dieser Vorgange finden im Programm Beschlagwortung mittels Formular statt und kann auch für Formulare vorgenommen werden, welche bereits "beschlagwortete" wurden.