Über den Menüpunkt…

1  WinLine FAKT

1  Erfassen

1  Belegerfassung

1  Batcherfassung von Belegen

… können auf einfache Art und Weise Belege erfasst werden.

Hinweis

Voraussetzung für die Nutzung des Programm ist, dass im Programm "Vorlagen Anlage" (WinLine START - Vorlagen) zumindest eine individuelle Vorlage für das Belegerfassen angelegt wurde. Ist dieses nicht der Fall, wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben.

Ø  Formular

Über die Auswahlbox "Formular" im Ribbon kann gewählt werden, in welcher Form die Belegerfassung stattfinden soll. Hierbei wird, neben dem Bereitstellen von unterschlichen Eingabefelder, vor allem die Art der Belegzeilenerfassung definiert. Die Erfassung der Belegzeilen kann über 2 Arten stattfinden:

ü  Belegmitte nicht als Tabelle

ü  Belegmitte als Tabelle

Hinweis

Die Definition der Formulare für die individuelle Gestaltung erfolgt im Programm WinLine START über den Menüpunkt "Vorlagen" - "Vorlagen Anlage".

Ø  Option

Über das Feld "Option" im Bereich "Belegkopf" kann gesteuert werden, welche Art von Beleg erfasst werden soll. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

ü  0 - Neuen Beleg erfassen
Mit dieser Option können neue Beleg erfasst werden.

ü  1 - Lieferschein zu Auftrag erfassen
Mit dieser Option können Aufträge aufgerufen und zu Lieferscheinen weiterbearbeitet werden.

ü  2 - Rechnung zu Lieferschein erfassen
Mit dieser Option können Lieferscheine aufgerufen und zu Rechnungen weiterbearbeitet werden.

ü  3 - Bestehenden Beleg laden
Mit dieser Option können bestehende Belege aufgerufen und überarbeitet werden.

Belegmitte nicht als Tabelle

Wenn die Belegmitte nicht als Tabelle dargestellt werden soll, dann wird im Bereich "Belegmitte" jeweils eine Erfassungszeile dargestellt. Mit Hilfe der VCR-Buttons kann zwischen den einzelnen Zeilen gewechselt bzw. neue Zeilen erfasst werden.

Belegmitte als Tabelle

Wenn die Belegmitte als Tabelle dargestellt werden soll, dann wird im Bereich "Belegmitte" eine Erfassungstabelle dargestellt.

Tabellenbuttons (nur bei Belegmitte als Tabelle)

Ø  Zeilen entfernen

Durch Anwahl dieser Buttons können einzelne Belegzeilen gelöscht werden.

Ø  Ausgabe Excel

Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle nach Microsoft Excel übergeben.

Ø  Tabelleneinstellungen speichern

Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.

Ø  Gesamteinstellungen speichern

Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.

Buttons

Ø  Speichern

Der Button "Speichern" bietet mehrere Auswahlmöglichkeiten, wobei folgende Optionen zur Verfügung stehen:

ü  Speichern
Mit dieser Option wird der erfasste Beleg nur gespeichert.

ü  Drucken
Mit dieser Option wird der Beleg gespeichert und gedruckt

ü  Fragen
Mit dieser Option wird ein eigenes Fenster geöffnet:



Wird die Meldung mit JA bestätigt, wird der Beleg sofort gedruckt. Wenn die Meldung mit NEIN bestätigt wird, dann wird der Beleg nur gespeichert.

Ø  Ende

Mit dem "Ende"-Button wird das Fenster geschlossen und alle getätigten Eingaben verworfen.

Ø  Vergessen

Durch Anwahl des Buttons "Vergessen" bzw. der Taste F4 werden alle erfassten Werte gelöscht und das Fenster wird so angezeigt, wie es nach dem Aufruf des Menüpunktes ausgesehen hat. Alle vorgenommenen Änderungen werden dabei verworfen.

Ø  Belegvorschau

Durch Anklicken des "Belegvorschau"-Buttons kann der Beleg in einer Belegvorschau angesehen werden. In dieser sind die Artikelpositionen auswählbar. Wird auf eine Artikelnummer geklickt, wird in die Belegerfassung der jeweilige Artikel aufgerufen bzw. ausgewählt und kann bearbeitet werden.

Ø  Beleg drucken

Der bearbeitete Beleg wird gespeichert und gedruckt.

Ø  im Belegerfassen bearbeiten

Der Beleg wird im Fenster "Belegerfassung" zur Bearbeitung geöffnet. Das Fenster "Batcherfassung von Belegen bleibt hierbei geöffnet, aber es werden die Eingaben des aktuellen Belegs verworfen.

Ø  Zeile entfernen (nur bei Belegmitte ohne Tabelle)

Durch Anwahl dieser Buttons können einzelne Belegzeilen gelöscht werden.

Ø  Umbuchung

Wurde ein Artikel erfasst und soll dieser umgebucht werden, wird mit dieser Schaltfläche eine neue Zeile mit negativem Betrag erzeugt. Hier kann nun eine neue Hauptartikelnummer eingetragen werden, die Chargennummer wird aus der ursprünglichen Zeile übernommen.

Beispiel

Es wird der Artikel "Rennrad 10018 mit Lagerort "K" (Klagenfurt)" erfasst. In der Menge wird die umzubuchende Menge eingegeben. Wird das Mengenfeld auf "0,00" gelassen, wird hier automatisch der derzeit aktuelle Lagerstand als Menge eingesetzt. Drückt man jetzt auf den Button "Umbuchung", wird automatisch eine neue Artikelzeile erzeugt, in der der "Hauptartikel" (d.h. "10018" in unserem Beispiel) sowie die oben eingegebene Menge mit umgekehrtem Vorzeichen eingeschossen wird. Es muss also nur mehr der Ziellagerort eingegeben werden (eigene Spalte in der Zeile).

Verfügt der Artikel außerdem auch noch über Chargen- oder Identnummern, wird diese Nummer automatisch in die neue Artikelzeile übernommen. Ist der Zielartikel im System noch nicht angelegt (weil die Chargennummer mit diesem Lagerort bisher noch nicht verwendet wurde) wird der Ausprägungsartikel automatisch vom System angelegt - unmerkbar für den Anwender. Voraussetzung dafür ist lediglich die Aktivierung der Option "Ausprägungen anlegen" im Erfassungs-Kopfteil.

Damit können interne Lagerumschichtungen von Paletten, Chargen oder Seriennummernartikeln sehr effizient und vereinfacht abgebildet werden, ohne auf die Fülle von Möglichkeiten verzichten zu müssen, die die Belegerfassung im Hintergrund anbietet (Folgeformulare, Etikettendruck, Kostenrechnung, FIBU-Buchungen lt. Belegart, Statistikinformationen, usw.!)

Ø  Drucken und Zahlungen erfassen

Durch Anklicken dieses Buttons wird der Beleg gedruckt und im Anschluss daran können dann Zahlungen zu diesem Beleg erfasst werden.

Ø  Hintergrunddruck

Der Button steht nur dann zur Verfügung, wenn das Fenster "Batcherfassung von Belegen" aus dem Belegzeilenkalender geöffnet wurde. Wenn dieser Button angewählt wird, können verschiedene Optionen gewählt werden, was mit dem Beleg beim Belegdruck passieren soll.

ü  sofort rechnen
Der Druckt des Belegs wird wie gewohnt direkt innerhalb der WinLine durchgeführt.

ü  im Hintergrund verarbeiten
Bei Auswahl dieser Option wird der Beleg im Hintergrund gedruckt, sofern der WinLine Server gestartet und die WinLine verbunden ist. Nach der Übergabe an den WinLine Server kann sofort weitergearbeitet werden.

ü  für Hintergrundprozess vorsehen
Durch Anwahl dieser Option wird der Beleg für den Hintergrunddruck vorgesehen. Der Beleg wird nicht direkt gedruckt, sondern im Menüpunkt "Hintergrundprozesse" abgestellt. Der Belegdruck kann anschließend zu einem späteren Zeitpunkt aus dem eigenen Menüpunkt angestoßen werden.

Hinweis

Details dazu können dem Kapitel Hintergrunddruck entnommen werden.

Ø  Formular

Über die Auswahlbox "Formular" kann gewählt werden, in welcher Form die Belegerfassung stattfinden soll.

Hinweis

Die Definition der Formulare für die individuelle Gestaltung erfolgt im Programm WinLine START über den Menüpunkt "Vorlagen" - "Vorlagen Anlage".

Ø  VCR-Buttons (nur bei Belegmitte ohne Tabelle)

Über die so genannten VCR-Buttons kann zwischen den einzelnen Erfassungszeilen gewechselt bzw. neue Zeilen erfasst werden.

ü        Damit kann der erste Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der vorherige Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der nächste Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit kann der letzte Datensatz angesprochen werden.

ü        Damit wird die nächste freie Nummer für die Neuanlage gesucht.

Ø  OIF anzeigen

Mit Hilfe dieses Buttons kann der OIF-Bereich im rechten Bereich des Fensters aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Hinweis

Eine Aktivierung ist nur möglich, wenn in der Vorlage die Option "OIF anzeigen" aktiviert wurde.