Mit der Funktion "Autobeleg" können Ausgangsbelege in einem bestimmten Rhythmus auf ein oder mehrere Zielkonten dupliziert werden. Hierbei kann jeder beliebige Kunden- bzw. Lieferantenbeleg aufgrund eines Aktionsplanes auf eine definierte Gruppe von Zielkunden/-lieferanten kopiert werden.

Methoden des Autobelegs

Grundsätzlich stehen drei Methoden (sogenannte "Quellen") für das Belegduplizieren zur Verfügung:

ü  Kundenliste
Ein Quellbeleg eines Kunden / Lieferanten / Interessenten wird auf eine beliebige Zahl von Zielkunden / -lieferanten / -interessenten dupliziert. Die Definition von Quellbeleg und Zielkonten findet über das Programm Autobeleg - Kundenliste statt. Der Rhythmus der Duplizierung wird wiederum über das Programm Autobeleg-Assistent festgelegt.

Beispiel

Es wird ein allgemein gültiger Wartungsvertrag (Quellbeleg) erstellt. Dieser wird in eine Kundenliste hinterlegt, in welcher wiederum die Vertragsteilnehmer aufgeführt werden.

ü  Laufnummer
Im Programm Autobeleg-Assistent wird, neben dem Rhythmus der Duplizierung, die Laufnummer des Quellbelegs zugewiesen. Die Duplizierung erfolgt anschließend für alle Personenkonten bzw. Interessenten, welche einen Ursprungsbeleg mit der zugewiesenen Laufnummer besitzen.

Beispiel

Es gibt individuellen (kontenbezogenen) Wartungsvertrag. Pro Vertragsteilnehmer wird ein individueller Quellbeleg mit einer gleichlautenden Laufnummer (z.B. "W12-0") erstellt.

ü  Termin
Im Programm Autobeleg-Assistent wird, neben dem Rhythmus der Duplizierung, die Kontonummer inklusive zugehöriger Laufnummer des Quellbelegs zugewiesen. Die Duplizierung erfolgt anschließend für alle zugewiesenen Konten / Laufnummern.

Beispiel

Um einen zielgerichteten Telefonverkauf durchzuführen, soll es pro Kunde einen individuellen Verkaufsvorschlag geben. Dieser Vorschlag wird in Form eines Quellbelegs erfasst und die Kombination "Kunde und Laufnummer des Quellbelegs" im Programm "Autobeleg-Assistent" hinterlegt.

Quellbeleg

Bei allen Methoden des Autobelegs ist die Definition des Quellbeleges erforderlich. Die Erstellung dieses Belegs erfolgt hierbei in der normalen Belegerfassung (WinLine FAKT - Erfassen - Belegerfassung - Belege erfassen), wobei der Beleg am Ende nur "gespeichert" wird. Dabei ist die Belegstufe, mit welcher der Quellbeleg erstellt wird, nicht entscheidend.

Was für eine Art von Beleg nach der Duplizierung entstehen soll (d.h. Angebot, Auftrag, etc.), wird über den Belegstatus "B - Autobeleg" definiert.

Der Druckstatus "B" bedeutet, dass beim Kopieren / Duplizieren des Belegs im Autobeleg das erste "B" durch den Druckstatus "A" (für automatischen Belegdruck) ersetzt wird. Die Vorstufen erhalten den Druckstatus "N" (für nicht bearbeiten) und die Folgestufen den Druckstatus aus der Belegart.

Beispiele

ü  Faktura per Autobeleg
Belegart mit Code MMAA - Quellbeleg mit Status MMSB - Neuer Beleg erhält Status NNNA

ü  Lieferschein per Autobeleg
Belegart mit Code MMAS - Quellbeleg mit Status MMBS - Neuer Beleg erhält Status NNAS

ü  Angebot per Autobeleg
Belegart mit Code MMAA - Quellbeleg mit Status BMAA - Neuer Beleg erhält Status AMAA

Achtung

Damit ein nicht gerechnet / gedruckter Beleg nach der Erstellung gedruckt werden kann (z.B. für Stufe "4 - Faktura"), muss der Bearbeitungssode so eingestellt werden, dass vorherige Stufen nicht berücksichtigt werden sollen. D.h. damit eine mit dem Autobeleg erstellte Rechnung gleich gedruckt werden kann, muss diese den Bearbeitungscode "NNNA" aufweisen!

Duplizierung

Die Duplizierung als solches findet mit Hilfe des Programms Autobeleg starten statt. Hierbei werden immer "nicht gerechnet / gedruckte" Belege erstellt, welche im Anschluss manuell oder über das Programm Belegdruck ausgegeben werden müssen.