In diesem Menüpunkt können Kore-Journalzeilen in ASCII-Daten (z.B. aus externen Programmen, aus dem Lohn) importiert werden.

Ø  Dateiname

Hier wird der Name der Datei eingegeben, aus der die Kostenrechnungsbuchungen übernommen werden sollen.

Ø  Trennzeichen

Hier kann das Trennzeichen eingegeben werden, mit dem die einzelnen Felder in der ASCII-Datei getrennt sind. Standardmäßig wird der Strichpunkt vorgeschlagen.

Ø  Importdatei nicht löschen

Ist die Checkbox aktiviert, bleibt die ASCII-Datei nach dem Import erhalten. Dies kann aber dazu führen, dass die Buchungen öfters übernommen werden.

Hinweis

Wenn die Datei nicht vorhanden ist, wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

Mögliches Beispiel für eine ASCII-Importdatei: Zur korrekten Durchführung beachten Sie bitte die Beschreibung zum Aufbau der Importdatei. Bitte beachten Sie auch, dass die Datei am Ende keine leeren Textzeilen / Leerstellen aufweisen darf.

Aufbau der Importdatei

Ø  Kostenart

20stellig, alphanumerisch, Buchstaben müssen groß geschrieben werden

Ø  Kostenstelle

20stellig, alphanumerisch, Buchstaben müssen groß geschrieben werden

Ø  Kostenträger

20stellig, alphanumerisch, Buchstaben müssen groß geschrieben werden

Ø  Datum (TT-MM-JJ)

8 Stellen Text

Ø  Belegnummer

7 Stellen Text

Ø  Text

25 Stellen Text

Ø  FW-Betrag

11 Vorkomma-, 2 Nachkommastellen

Ø  FW-Code

 3stelliger FW-Code (wie im Fremdwährungsstamm angelegt z.B. USD)

Ø  Einh. Betrag

11 Vorkomma-, 2 Nachkommastellen

Ø  Einh. Code

3stelliger Code der Einheit- (z.B. STD)

Ø  Variator

2 Stellen Zahl min = 0, max = 10

Ø  Betrag

11 Vorkomma-, 2 Nachkommastellen

Ø  Pers.Kto

20stellig, alphanumerisch, Buchstaben müssen groß geschrieben werden.

Ø  Bei den Zahlen ist als Dezimalzeichen der Punkt zu verwenden.

Durch Drücken der F5-Taste wird der Übernahmelauf gestartet. Durch Drücken der ESC-Taste wird das Fenster geschlossen. Beim Übernahmelauf wird auch eine Prüfung der Daten vorgenommen.

Folgende Felder werden beim Import auf ihre Richtigkeit geprüft:

Ø  Kostenstelle

Die Kostenstelle muss angelegt sein.

Ø  Kostenart

Die Kostenart muss angelegt sein.

Ø  Datum

Das Datum wird auf die Richtigkeit geprüft.

Ø  FW-Code

Der Fremdwährungscode muss angelegt sein.

Ø  Einh. Code

Der Einheiten-Code darf nur 2stellig und zwischen 0 und 99 sein.

Ø  Variator

Der Variator darf nur größer gleich 0 und kleiner gleich 10 sein.

Wurden beim Prüflauf Fehler entdeckt, wird die Meldung

angezeigt. Im Import-Protokoll werden alle fehlerhaften Datensätze angezeigt, wobei bei jeder Zeile angeführt wird, um welchen Fehler es sich handelt.

Vor dem Import werden unter anderem folgende Kriterien überprüft:

ü  ob bei Verwendung einer Gemeinkostenart kein Kostenträger übergeben wird,

ü  ob der übergebene Kostenträger vorhanden ist,

ü  ob die übergebene Kostenstelle vorhanden ist

Findet der Prüflauf keine Fehler, werden die Daten übernommen und es erscheint die Meldung