Wird im Menüpunkt…

1  Datei

1  Neuer Archiveintrag

… der "Scan"-Button angewählt, kann automatisch ein Archivetikett zu dem entsprechenden Scan erzeugt werden.

Beispiel

Für die Archivierung von Belegen (z.B. Eingangsrechnungen) soll eine eindeutige Nummer vorhanden sein. Dazu wird ein Nummernkreis vergeben und dieser beim Formulartyp hinterlegt.

Vor dem Scannen der Eingangsrechnungen kann jeweils ein Etikett mit der eindeutigen Dokumentennummer (laut Nummernkreis) gedruckt und dieses auf die Eingangsrechnung geklebt werden.

Voraussetzung

Folgende Voraussetzungen müssen hierfür erfüllt werden:

ü  Nummernkreis
In den Programmbereichen WinLine FIBU oder WinLine FAKT muss im Menüpunkt "Nummernkreise" (Stammdaten - Nummernkreise) ein Nummernkreis für den Bereich "Archiv" definiert werden.

ü  Option "Etikettendruck vor dem Scannen"
In den Archivparametern (WinLine ADMIN - Archiv - Archivverwaltung - Parameter) muss die Option "Etikettendruck vor dem Scannen" aktiviert worden sein.

ü  Zuweisung des Nummernkreises
Der zuvor definierte Nummernkreis muss in dem zum Scannen verwendeten Formulartyp hinterlegt werden (WinLine ADMIN - Archiv - Formulartypen - Bereich "Anlage - Feld "Nummernkreis").

Scanvorgang mit Archivetikett

Nachfolgend werden die einzelnen Punkte zur Durchführung des Scanvorgangs mit Archivetikett beschrieben:

ü  Scanvorgang starten
Im Menüpunkt "Neuer Archiveintrag" (CRM - Neuer Archiveintrag) wird über den "Scan"-Button der Scanvorgang gestartet.

ü  Formulartyp auswählen
Nun wird der Formulartyp mit dem entsprechenden Nummernkreis ausgewählt und anschließend mit dem Button "OK" bzw. der Taste F5 bestätigt.

Hinweis

Wenn ein Formulartyp ohne hinterlegtem Nummernkreis ausgewählt wird, kann der Scanvorgang mit Etikettendruck zwar fortgesetzt werden, das Archivetikett wird jedoch ohne Nummer gedruckt.

ü  Druck der Archivetiketten
Nach dem Bestätigen des Formulartyps wird automatisch über die TWAIN-Schnittstelle der Scanner angesprochen und die Scannersoftware gestartet.



Zusätzlich wird das zugehörige Archivetikett ausgegeben.

Hinweis

Standardmäßig wird bei der Archivierung das Etikettenformular P99W206AE verwendet. Pro Formulartyp kann aber ein eigenes Formular erstellt werden, dass unter dem Namen P99W206AE + Nummer des Formulartyps abgespeichert wird.

Beispiel

Für den Formulartyp "014 - Eingangsrechnungen (Scan)" würde vom Programm automatisch das Formular P99W206AE014 verwendet werden. Ist dies nicht vorhanden, wird auf das "Standard"-Formular P99W206AE zurückgegriffen.