Voraussetzung, dass archivierte Dokumente schnell wiedergefunden werden können, ist, dass Archiveinträge eine Beschlagwortung aufweisen. Anhand dieser Zuordnungen (Schlagwörter mit Inhalt) kann gezielt nach Archiveinträgen gesucht werden.

Bei externen Archiveinträgen findet die Beschlagwortung in der Regel manuell statt, bei internen Archiveinträgen (z.B. WinLine FAKT-Belege) automatisch. Für die Automatik wird im Vorfeld definiert, welche Elemente eines Ausdrucks als Beschlagwortung genutzt werden sollen. Nach dem Druck des z.B. WinLine FAKT-Belegs wird zu einem gewissen Zeitpunkt das entstandene Archivdokument analysiert, d.h. es wird geprüft, ob bzw. welche Elemente im Druck vorkommen und die Beschlagwortung gebildet.

Dieser Arbeitsschritt kann immer sofort stattfinden (bei der Archivierung) oder zu einem späteren Zeitpunkt über die Analyse, welche im Menüpunkt…

1  WinLine ADMIN

1  Archiv

1  Analyse

… zu finden ist, erfolgen.

Hinweis

Der manuelle Start der Analyse kann auch in der WinLine START (Abschluss - Archivanalyse) initiiert werden.

Mandantenauswahl

Ø  Mandant

An dieser Stelle wird aus der Auswahlliste der gewünschte Mandant gewählt, für dessen Archiveinträge eine Analyse erfolgen soll. Dadurch wird in der nächsten Zeile der Mandantenname angezeigt.

Analysezeitraum

Ø  von Datum / bis Datum

Hier kann der Zeitraum eingeschränkt werden, für den die Analyse durchgeführt werden soll. Wird keine Einschränkung vorgenommen, werden alle vorhandenen Dokumente analysiert

Analyse-Journal

Ø  Journal

An dieser Stelle kann entschieden werden, in welcher Form das Analyse-Journal ausgegeben werden soll, welches bei Anwahl des Buttons "Ok" erzeugt wird. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

ü  keine Ausgabe
Es wird kein Analyse-Journal ausgegeben.

ü  nur Fehlerzeilen
Mit dieser Option wird nur ein Protokoll aller Fehlermeldungen (wenn eine SPL-Datei nicht mehr gefunden werden kann oder dergleichen) gedruckt.

ü  alle Zeilen
Es werden alle Meldungen ausgegeben.

Buttons

Ø  Ok

Durch Drücken des Buttons "Ok" bzw. der Taste F5 wird die Analyse für alle noch nicht analysierten Dokumente des Mandanten gestartet, wobei ein eigenes Statusfenster angezeigt wird, welches den Fortgang der Analyse anzeigt.

Ø  Ende

Durch Anwahl des Buttons "Ende" bzw. der Taste ESC wird das Fenster geschlossen.