Im Register Aconti können Acontozahlungen ausgezahlt werden. Damit hier Datensätze vorgeschlagen werden, müssen Aconti-Lohnarten als Erfassungszeilen vorhanden sein. Dabei gibt es zwei Unterscheidungen:
1.) Die Aconto-Lohnarten müssen als Erfassungszeilen in der aktuellen Abrechnungsperiode vorhanden sein (AN bekommt am Anfang oder während des Monats ein Aconto und dieses wird dann auch in der gleichen Periode abgezogen).
2.) Die Aconto-Lohnart wird über die "Chaos-Erfassung" für ein nachfolgendes (zukünftiges) Monat erfasst (der AN bekommt im aktuellen Monat ein Aconto ausbezahlt, in einem nachfolgendem Monat wird dann das Aconto einbehalten).
Vorgangsweise für die Auszahlung:
Nach Aufruf des Menüpunkts wird in das Register Aconti gewechselt. Danach muss im Feld
Ø Aconti Lohnart
die Lohnart eingegeben werden, mit die Aconto-Zahlungen in der Abrechnung erfasst wurde. Nach Bestätigung der Eingabe werden in der Tabelle alle entsprechenden Einträge aufgelistet, wobei sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Aconti zur Verfügung stehen.
In der Tabelle sind folgende Informationen enthalten, wobei der Inhalt der Tabelle nach den Spalten AN-Nr., Nachname und Vorname sortiert werden kann:
Ø Ausgabe
Durch Aktivieren der Checkbox wird entschieden, ob eine Auszahlung vorgenommen werden soll oder nicht.
Ø Ausbezahlt
In diesem Feld wird das Datum der Auszahlung angezeigt. Ist dieses Feld gefüllt, wird die Checkbox "Ausgabe" automatisch deaktiviert.
Ø AN-Nr.
Hier wird die AN-Nummer angezeigt.
Ø Name
Hier wird der Name des AN angezeigt.
Ø Betrag
In dieser Spalte wird der Aconto-Auszahlungsbetrag ausgewiesen.
Ø Ausz. KZ
In diesem Feld wird das Auszahlungs-Kennzeichen, das auch im AN-Stamm hinterlegt werden kann, vorgeschlagen. Das Kennzeichen kann aber in der Tabelle noch übersteuert werden.
Ø Sub-Nr.
Wurde ein AN mit SUB-AN angelegt und auch abgerechnet, wird hier die abgerechnete SUB-Nr angezeigt.
Tabellenbuttons:
Ø Umkehren
Durch Anklicken des Umkehr-Buttons kann die Selektion in das Gegenteil gekehrt werden. Beispiel: Standardmäßig werden alle Datensätze zur Auszahlung vorgeschlagen. Wenn nun nur eine Auszahlung an ein FA durchgeführt werden soll, so müssten alle anderen Datensätze deaktiviert werden. In diesem Fall wird aber nur der eine Datensatz deaktiviert und durch Anklicken des Umkehr-Buttons ist dann nur mehr der eine Datensatz aktiv - alle anderen wurden deaktiviert.
Ø Storno
Durch Anklicken des Storno-Buttons können alle bereits ausgezahlten Auszahlungen zurückgesetzt werden. Damit können Zahlungen erneut durchgeführt werden, ohne dass bei allen Datensätzen die Checkbox verändert werden muss.
Ø Ausgabe Excel
Durch Anwahl des Buttons "Ausgabe Excel" wird der Inhalt der Tabelle nach Microsoft Excel übergeben.
Ø Tabelleneinstellungen speichern
Die Spalten einer Tabelle können grundsätzlich an beliebige Positionen verschoben, bzw. in der Breite entsprechend angepasst werden. Durch Anwahl des Buttons "Tabelleneinstellungen speichern" werden die Einstellungen benutzerspezifisch gespeichert und bei dem nächsten Aufruf des Programmpunktes wieder vorgeschlagen.
Ø Gesamteinstellungen speichern
Im Gegensatz zu "Tabelleneinstellungen speichern" können mit "Gesamteinstellungen speichern" mehrere Tabellenaufbauten gespeichert und nach Wunsch geladen werden. Zusätzlich werden Sonderfunktionen der Tabelle (z.B. "Spalte gruppieren") ebenfalls bei der Speicherung bedacht.
Buttons
Ø Ok
Mit Hilfe des "OK" Buttons oder der Taste F5 wird die Auszahlung durchgeführt
Ø Ende
Mit Hilfe des "Ende" Buttons oder der Taste ESC wird das Fenster geschlossen
Unterhalb der Tabelle kann über die verschiedenen Checkboxen gesteuert werden, welche Auszahlungen durchgeführt werden sollen. Dabei sind die Optionen
ü Clearing
ü Scheck
ü Überweisung
ü Bar
vorgesehen.
Achtung:
Bei der Ausgabe auf Clearing werden die Clearingdaten in den FIBU-Mandanten gestellt, der in den Betriebsdaten hinterlegt wurde. Sollten einmal nach der Auszahlung keine Clearingdaten vorhanden sein, so muss die Einstellung des FIBU-Mandanten in den Betriebsdaten überprüft werden.
Darunter wird die Anzahl der für jede Auszahlungsart aktivierten AN sowie der Gesamtbetrag ausgewiesen. Zusätzlich dazu wird noch die Gesamtsumme der Auszahlungsbeträge angezeigt (bezogen auf die in der Tabelle befindlichen AN).
Im Eingabefeld
Ø Bank
kann aus der Auswahllistbox die gewünschte Bank, von der die Auszahlung durchgeführt werden soll, ausgewählt werden. Diese Auswahl hat aber keine Auswirkung auf eine Buchung für die WinLine FIBU.
Durch Drücken der F5-Taste wird die Ausgabe gestartet, wobei entsprechend der Einstellungen alle Optionen durchgeführt werden. Durch Drücken der ESC-Taste wird das Fenster wieder geschlossen.
Für die Optionen Clearing, Bar und Scheck bzw. Überweisung wird jeweils ein eigenes Ausgabeprotokoll gedruckt, wo die einzelnen AN, der Auszahlungsbetrag und die Summe der Auszahlungsbeträge angeführt werden.
Nach Durchführung der Auszahlung wird die Tabelle mit den Auszahlungen im aktuellem Monat gefüllt, wobei das aktuelle Auszahlungsdatum gesetzt ist.