Procedure ottimali con WINLine® nel noleggio biancheria e tovagliati

L'invio in formato elettronico di ordini, fatture e altri documenti tra cliente e fornitore permette ad entrambi di risparmiare tempo e denaro. Nel caso di Kruppert Wäschedienst-KG, questa esigenza è realizzata mediante l'utilizzo di WINLine®.

L'azienda tedesca con sede nei pressi di Francoforte fornisce biancheria e tovagliati a hotel, pensioni e ristoranti in tutta la Germania. I prodotti vengono normalmente affittati e possono essere acquistati. Il lavaggio e il cambio vengono effettuati in base alle esigenze del cliente.

Per far fronte alla mole di lavoro quotidiano, Kruppert è cosciente dell'importanza dell'attrezzatura informatica, motivo per cui la rete Windows, composta da 15 workstation, l'hardware, il software e il sistema operativo vengono costantemente aggiornati. Ad una gestione senza intoppi provvedono i moduli di contabilità generale e di gestione ordini, magazzino e fatturazione di WINLine di MESONIC ed un sistema di amministrazione clienti e prestazioni personalizzato dal MESONIC Development Partner S&S DV-Service mit System.

Informazioni sempre complete

Per poter offrire al cliente il migliore servizio sempre e dovunque, il rifornimento e l'assistenza sono effettuati da aziende partner (lavanderie e servizi di trasporto) su base regionale. Tutte le informazioni relative (DDT, fatture, abbuoni in prodotto o in valore e così via) vengono trasmessi dal partner locale direttamente a Kruppert. Tutti i dati relativi ai documenti contabili contenenti articoli, quantità prezzi vengono immediatamente recepiti in WINLine®.

Ogni giorno vengono eseguite in questo modo circa 350 consegne; la chiara tendenza va verso l'utilizzo di un numero crescente di subfornitori.

L'ottimizzazione delle procedure

Per prima cosa viene eseguito un controllo di plausibilità dei dati importati; successivamente avviene la fatturazione ai clienti considerando le condizioni applicate (contratto vigente e scontistiche) che possono essere valide per il singolo cliente oppure per gruppo societario o tipo di utilizzo.

Come menzionato in precedenza, le procedure vengono consentite dall'utilizzo di WINLine® di MESONIC e dalle personalizzazioni effettuate dal rivenditore autorizzato MESONIC S&S DV-Service mit System. Diamo un'occhiata alle principali specificità dell'installazione.

Mediante l'esportazione degli articoli, le informazioni vengono passate in via elettronica direttamente dalla sede centrale ai subfornitori. Nel gestionale di questi ultimi vengono inseriti i dati delle consegne che vengono trasferiti all'interno del gestionale WINLine® di Kruppert mediante l'importazione documenti.

Al momento dell'importazione vengono considerati automaticamente tutti i dati rilevanti, cosicché dalla consegna del subfornitore viene generata la fattura per il cliente, che fa riferimento ai DDT, in modo da permettere una completa rintracciabilità dei documenti anche per il cliente finale.

Michael Suermann di S&S DV-Service mit System dice: "raramente un progetto è stato realizzato e continuamente sviluppato con maggiore coerenza di quanto avviene nell'azienda Kruppert. Lavorare con un cliente vivace che trasforma la sua visione in realtà è fonte di soddisfazione."

Diminuzione dei costi

Grazie all'integrazione dei fornitori regionali nel progetto, Kruppert ha potuto abbassare i costi di gestione ed aumentare la soddisfazione del cliente. Il risparmio verificatosi ha fatto sì che il progetto venisse ammortizzato dopo pochi mesi soltanto e che i vantaggi economici prodotti fossero da subito rilevanti.

Basandosi sulla soluzione gestionale standard di WINLine®, sono state rappresentate le procedure aziendali nel loro sviluppo ed è stato operata la personalizzazione del software, Tutto questo con l'obiettivo di avere un workflow ottimale, di evitare un inserimento multiplo dei dati e di far giungere nel modo più veloce tutte le informazioni necessarie a chi di competenza, tenendo sempre d'occhio il contenimento dei costi.

Dalle parole di Frank Kruppert, amministratore di Kruppert, traspare la soddisfazione per il Software e lo svolgimento del progetto: "negli ultimi anni abbiamo investito costantemente nella creazione di un sistema informativo; in S&S abbiamo trovato un partner che, sulla base di WINLine®, ha realizzato ed ottimizzato le nostre idee. La competenza specifica e l'apertura mentale dei nostri dipendenti ci ha sostenuto e spronato nella nostra azione".

Anche in futuro Kruppert punta sul software di MESONIC

Il prossimo progetto di Kruppert è un portale WEB mediante il quale collegare sia clienti che fornitori, offrendo oltre alle prestazioni "classiche" anche una sistema informativo sviluppato.

L'obiettivo è quello di creare un collegamento diretto tra il cliente ed il suo diretto fornitore senza ricorrere a strumenti tradizionali come il telefono ed il fax che causano di per sé un ritardo nelle operazioni. Una volta che il cliente ha inserito nel portale web i prodotti e le quantità di cui necessita, il fornitore può verificare immediatamente il fabbisogno del cliente e provvedere a soddisfarlo sul posto anche al di là del consueto orario di ufficio.

La base del portale è costituita da WINLine®, a cui verranno operate le opportune personalizzazioni.

Settore dell'azienda:

Noleggio\vendita biancheria e tovagliati

Soluzione MESONIC installata:

WINLine®

Moduli in uso:

System

Contabilità generale

Gestione ordini, magazzino e fatturazione

Archiviazione

Numero posti di lavoro:

5 utenti